Betriebskostenabrechnung: Fristen und typische Fehler

Einmal im Jahr muss die Mehrheit der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Einmal im Jahr fürchten Mieter deren Eingang: Wer Glück hat, bekommt eine Rückzahlung, im schlimmsten Fall ist eine saftige Nachzahlung fällig. Für beide Parteien gilt es, genau hinzuschauen, denn Betriebskostenabrechnungen sind oft fehlerhaft oder werden nicht fristgerecht eingereicht. Lest bei uns, welche Pflichten und Rechte ihr als Vermieter und Mieter habt, wenn es um die Betriebskosten geht. 

Was zählt alles zu den Betriebskosten?

Zu den Betriebskosten zählen gemäß §1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) alle Kosten, die "dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück laufend entstehen". Betriebskosten umfassen somit alle Gebühren, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch und Betrieb des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Gemeinschaftseinrichtungen und Außenanlagen entstehen. 

Betriebskosten sind beispielsweise Heizkosten sowie Kosten für Wasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Reinigungs- und Hausmeisterservices, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Beleuchtung, Aufzüge, Grundsteuern und bestimmte Versicherungen. 

Betriebskosten und Nebenkosten: Was ist der Unterschied?

Eine häufig gestellte Frage: Sind Betriebs- und Nebenkosten das Gleiche? Schließlich werden die Begriffe Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung häufig synonym verwendet. Das ist nicht ganz falsch, denn die Nebenkosten für eine Immobilie schließen auch die Betriebskosten mit ein. Genau genommen handelt es sich bei den Betriebskosten um alle Gebühren, die laufend für den Gebrauch und Betrieb einer Mietsache anfallen. Sie dürfen auf Mieter umgelegt werden und kommen zur Kaltmiete dazu. 

Zu den Nebenkosten zählen streng genommen auch Posten wie Instandhaltungsrücklagen und Verwaltungskosten, das Hausgeld sowie Kontoführungsgebühren. Diese Kosten dürfen Vermieter nicht auf ihre Mieter umlegen. 

Ist eine Betriebskostenabrechnung Pflicht?

Eine jährliche Betriebskostenabrechnung ist dann Pflicht für Vermieter, wenn Mieter die Betriebskosten als monatliche Vorauszahlung entrichten (§ 556 Absatz 3 BGB). Grundsätzlich können Eigentümer und Mieter frei verhandeln, wer die Betriebskosten für den Gebrauch der Immobilie trägt und wie diese gezahlt werden. Ihre Vereinbarung muss zwingend im Mietvertrag fixiert sein, sonst ist sie nicht gültig.  

Zahlen Mieter entweder keine Betriebskosten oder eine feste Betriebskostenpauschale, entfällt eine Betriebskostenabrechnung. Bei einer fixen Pauschale, die ebenfalls im Mietvertrag stehen muss, werden lediglich Heiz- und Warmwasserkosten abhängig vom Verbrauch abgerechnet. 

Wie hoch sind die monatlichen Betriebskosten?

Laut dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes lagen die durchschnittlichen Betriebskosten im Jahr 2018 bei 2,17 Euro pro Quadratmeter. Dieser Wert ist inzwischen, vor allem durch die Inflation, überholt. Im Jahr 2022 waren Betriebskosten von rund 6,40 Euro pro Quadratmeter im Schnitt normal. Für eine 90-Quadratmeter-Wohnung bedeutet das monatlich 576 Euro, die zur Kaltmiete dazu kommen. Mehr zum Thema: Nebenkosten pro qm: Wie viel Betriebskosten sind normal?

Wie hoch die Betriebskosten für eine Immobilie ausfallen, steht im Mietvertrag. Entweder leisten Mieter eine Vorauszahlung oder entrichten eine fixe Betriebskostenpauschale. 

Welche Betriebskosten sind umlagefähig? 

In der Betriebskostenverordnung ist genau geregelt, welche Betriebskosten umlagefähig sind. Nur Ausgaben, die im Betriebskostenkatalog aufgelistet sind, dürfen Vermieter auf ihre Mieter umlegen und entsprechend in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Allerdings nur dann, wenn dies explizit im Mietvertrag vereinbart ist. Andernfalls müssen Vermieter die Kosten allein tragen.

Umlagefähig sind gemäß BetrKV Betriebskosten für:

• Grundsteuern 
• Wasserversorgung
• Abwasser
• Warmwasser
• Heizung
• Verbundene Versorgung Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Versicherungen
• Hauswart
• Antennenanlage und Kabelanschluss
• Einrichtungen für Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten (individuelle Kosten der Hausbewirtschaftung, zum Beispiel Reinigung der Dachrinnen oder Wartung der Rauchmelder) 

Eine genaue Erläuterung der einzelnen Positionen findet ihr in unserem Ratgeber: Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter abrechnen dürfen.

Wann darf der Vermieter Betriebskosten umlegen?

Der Vermieter darf Betriebskosten nur dann umlegen, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag steht. Es muss des Weiteren genau aufgeschlüsselt sein, welche umlagefähigen Betriebskosten vom Mieter zu tragen sind, eine allgemeine Formulierung reicht nicht. Rechtssicher ist allerdings eine Klausel wie "Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV)". 

Voraussetzung für ein Weiterreichen der Betriebskosten sind auch Angaben zum Verteilerschlüssel im Mietvertrag, also Informationen darüber, wie die Betriebskosten berechnet werden. Schließlich zahlen Mieter in einem Mehrfamilienhaus nur anteilig die Betriebskosten für die gesamte Immobilie. Die Berechnung des Mieteranteils erfolgt in der Regel über die Wohnfläche, die Personenzahl, die Anzahl der Wohneinheiten oder, wo zulässig, den tatsächlichen Verbrauch.

Welche Betriebskosten darf der Vermieter nicht weiterreichen? Das lest ihr hier: Nicht umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter nicht abrechnen dürfen.

Welcher Verteilerschlüssel bei der Betriebskostenabrechnung?

In einem Mehrparteienhaus fallen die Betriebskosten meist sehr unterschiedlich aus. Wer wie viel zu zahlen hat, hängt vom Verteilerschlüssel ab. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche

Die Abrechnung der Betriebskosten nach Wohnfläche ist der Standard. Ist im Mietvertrag kein anderer Verteilerschlüssel vorgegeben, schreibt der Gesetzgeber in §556 BGB diesen Umlageschlüssel vor.  

Beispiel: Die Gesamtfläche des Hauses beträgt 900 Quadratmeter und es fallen 12.000 Euro umlagefähige Betriebskosten an. Daraus ergeben sich 13 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter. Für eine 60-Quadratmeter-Wohnung müssen Mieter also 800 Euro zahlen.

Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl

Verbrauchsabhängige Kosten, etwa für Müll und Wasser, lassen sich mit einer Umlage über die Anzahl der Mieter besonders fair verteilen. Allerdings bedeutet dieser Verteilerschlüssel für Vermieter einen Mehraufwand, da sie die tatsächliche Personenzahl überprüfen müssen.   

Beispiel: Im Haus leben insgesamt 50 Personen und die jährlichen Betriebskosten liegen bei 12.000 Euro. Auf jeden Mieter kommen 240 Euro Betriebskosten. Ein 4-Personen-Haushalt muss demnach 960 Euro zahlen.

Betriebskostenabrechnung nach Wohneinheiten

Die Abrechnung der Betriebskosten über die Anzahl der Wohneinheiten ergibt überall dort Sinn, wo die Wohnflächen identisch sind, beispielsweise bei Doppelhaushälften oder Reihenhäusern. 

Beispiel: Der Wohnkomplex besteht aus sechs Reihenhäusern und die Nebenkosten belaufen sich auf 12.000 Euro. Jede Wohneinheit muss demnach 2.000 Euro Betriebskosten zahlen. 

Betriebskostenabrechnung nach Verbrauch

Die verbrauchsabhängige Betriebskostenabrechnung gilt nur für "warme" Betriebskosten wie Heizung und Warmwasser. 50 bis 70 Prozent dieser Betriebskosten sind laut Heizkostenverordnung nach Verbrauch abzurechnen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden per Wohnflächen-Verteilerschlüssel berechnet. 

Voraussetzung ist hierbei, dass jede Wohnung einen eigenen Zähler hat, so dass sich der Einzelverbrauch auch nachweisen lässt. 

Wann gibt es die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung gibt es einmal jährlich. Vermieter müssen sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums dem Mieter schriftlich zustellen (§ 556 Absatz 3 BGB). 

Die Abrechnungsperiode ist üblicherweise mit dem Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) identisch. In diesem Fall haben Vermieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit für die Betriebskostenabrechnung.

Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung zu spät kommt?

Vermieter haben zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Innerhalb dieser Frist muss die Abrechnung schriftlich beim Mieter eingehen. Wer sie als Vermieter verpasst, hat keinen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen durch den Mieter. Dagegen haben Mieter trotzdem das Recht auf eine Auszahlung eventueller Guthaben.

Ab wann verjährt eine Betriebskostenabrechnung? 

Die Nachzahlung oder Rückerstattung der Betriebskosten muss in der Regel sofort beziehungsweise innerhalb einer angemessenen Frist, zum Beispiel von 30 Tagen, erfolgen. Kommt der Mieter oder Vermieter dem nicht nach, bleibt in letzter Instanz nur der Weg zum Amtsgericht. 

Die Verjährungsfrist für Zahlungsansprüche beträgt drei Jahre. Sie beginnt mit dem letzten Tag des Jahres, in dem die Betriebskostenabrechnung zugestellt wurde. Das heißt, wenn ein Mieter die Abrechnung am 31. März 2023 erhalten hat, kann er seine Rückzahlung bis zum 31. Dezember 2026 einfordern.

Kann man gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen?

Wenn euch als Mieter Fehler in der Betriebskostenabrechnung auffallen, könnt ihr Widerspruch einlegen. Dafür habt ihr per Gesetz (§556 BGB) zwölf Monate nach schriftlichem Eingang der Abrechnung Zeit. Der Widerspruch ist mit einer genauen Begründung an den Vermieter zu richten. 

Wie ihr am besten vorgeht, wenn ihr eure Betriebskostenabrechnung unter die Lupe nehmt, erklären wir euch hier: Nebenkostenabrech­nung prüfen: So könnt ihr bares Geld sparen.