Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter abrechnen dürfen

Ihr seid Vermieter und rätselt, welche Nebenkosten ihr an eure Mieter weitergeben könnt? Oder ihr wollt als Mieter sichergehen, dass eure Betriebskosten richtig abgerechnet werden und ihr nicht zu viel Warmmiete zahlt? Dann seid ihr hier genau richtig. 

Wir erklären unter anderem, welche Betriebskosten Mieter tragen müssen, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und was nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten zählt. 

Ein wichtiger Hinweis vorweg: Nur wenn es so im Mietvertrag vereinbart ist, muss der Mieter die umlagefähigen Betriebskosten auch tragen. 

Habt ihr euch auch schon mal gefragt, was alles zur Warmmiete gehört? Die Antwort gibt es hier.

Was gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten?

In der sogenannten Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, ist genau geregelt, was zu den umlagefähigen Nebenkosten zählt. Nur Ausgaben, die zu einer der 17 Positionen aus dem Betriebskostenkatalog gehören, dürfen auf die Mieter umgelegt werden. 

Welche Nebenkosten muss der Mieter tragen? 

1. Grundsteuer: Als laufende öffentliche Last zählt die Grundsteuer zu den umlagefähigen Betriebskosten. Lest dazu auch: Grundsteuer auf Mieter umlegen – so geht's
2. Wasserversorgung: Umlagefähige Kosten sind Grundgebühren und Wasserzähler sowie Eichung, Wartung und Betrieb von hauseigenen Wasserversorgungsanlagen oder Wasseraufbereitungsanlagen.
3. Abwasser: Entwässerungsgebühren fürs Haus oder Grundstück und Kosten einer Entwässerungsanlage oder -pumpe sind auf die Mieter umlegbar.
4. Warmwasser: Kosten für die zentrale Wassererwärmung sowie für die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten dürfen Vermieter auf ihre Mieter umlegen.
5. Heizung: Umlagefähig sind Betriebskosten für die Zentralheizung inklusive Abgasanlage und Kosten für Fernwärme. Ebenso lassen sich Reinigungs- und Wartungskosten von Etagenheizungen auf Mieter umlegen.
6. Verbundene Versorgung Heizung und Warmwasser: Bei zentralen Anlagen für Heizung und Wassererwärmung sind die Brennstoffkosten umlagefähige Nebenkosten.
7. Aufzug: Sämtliche Kosten, die für Betrieb, Wartung, Reinigung und Überwachung eines Fahrstuhls anfallen, sind umlagefähig. Dabei sind die Aufzugskosten von allen Mietern zu tragen, die ihn nutzen (können), das gilt auch für Bewohner im Erdgeschoss. Achtung: Reparatur- und Instandsetzungskosten sind hingegen nicht umlagefähige Nebenkosten. 
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Laufende Kosten für die Straßenreinigung und Müllentsorgung sind von den Mietern zu zahlen.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Betriebskosten, die für die Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteilen anfallen (zum Beispiel Fahrstuhl, Flure, Treppenhaus, Waschküche) sowie Kosten für die Ungezieferbekämpfung sind umlagefähig.
10. Gartenpflege: Die Pflege der Außenanlage mit Gärten, Spielplätzen und anderen Grünflächen gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten.
11. Beleuchtung: Stromkosten für die Innen- und Außenbeleuchtung am Mietobjekt, beispielsweise an der Eingangstür oder im Treppenhaus, darf der Vermieter auf die Mieter umlegen. 
12. Schornsteinfeger: Umlagefähig sind Kosten für die regelmäßige Reinigung der Schornsteine. Was Schornsteinfeger kosten, lest ihr hier.
13. Versicherungen: Kosten für die Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Glasversicherungen sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltanks und Aufzüge sind umlagefähig. Eine private Rechtsschutzversicherung, die der Vermieter abgeschlossen hat, zählt hingegen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Mehr zu wichtigsten Versicherungen für Hauseigentümer erfahrt ihr hier.
14. Hauswart: Kümmert sich ein Hausmeister um das Objekt, sind dessen Lohnkosten umlagefähige Betriebskosten. Achtung: Übernimmt der Hauswart Verwaltungsarbeiten, sind die Kosten dafür nicht umlagefähig. 
15. Antennenanlage und Kabelanschluss: Hierzu zählen monatliche Grundgebühren für Kabelanschluss sowie Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlagen. Achtung: Nicht umlagefähig sind Anschlussgebühren und Kosten für Reparaturen. Achtung: Kabelgebühren sind nur noch bis nur noch bis Mitte 2024 umlagefähig. Mehr dazu erfahrt ihr in unserem Ratgeber zum Thema.
16. Einrichtungen für Wäschepflege: Kosten für Strom, Reinigung und Wartung eines gemeinschaftlich genutzten Waschkellers dürfen auf die Mieter umgelegt werden.
17. Sonstige Betriebskosten: Zu den sonstigen umlagefähigen Betriebskosten zählen individuelle Kosten der Hausbewirtschaftung, beispielsweise für die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung der Rauchmelder. Diese Positionen müssen als "sonstige Kosten" explizit im Mietvertrag festgehalten sein, um sie auf die Mieter umlegen zu können. 

Was sind nicht umlagefähige Nebenkosten?

Welche Kosten nicht umlagefähig sind und somit allein vom Vermieter getragen werden müssen, ist ebenfalls in der Betriebskostenverordnung geregelt. Dazu zählen:

1. Instandhaltung und Instandsetzung: Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie, beispielsweise eine Heizungsreparatur oder der Austausch defekter Rollläden, sind nicht umlagefähige Betriebskosten. Vermieter sind grundsätzlich in der Pflicht, eine Wohnung Instand zu halten (§ 535, Abs. 1 BGB). 
2. Verwaltungsarbeiten: Sämtliche Kosten, die durch die Verwaltung einer Immobilie entstehen – zum Beispiel Steuerberater, Haus- und Mietrechtsschutzversicherung, Mietausfallversicherung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung – zählen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

Ist Hausgeld umlagefähig?

Das Hausgeld ist ein Vorschuss, den Wohnungseigentümer monatlich an die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zahlen müssen. Damit werden laufende Kosten gedeckt, etwa für den Betrieb, aber auch für die Instandhaltung und Instandsetzung von Gemeinschaftseigentum wie Treppenhaus, Eingangsbereich, Aufzug oder Garten. 

Dieses Hausgeld ist grundsätzlich umlagefähig, allerdings nur jene Posten, die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung sind. Nicht umlagefähig und vom Eigentümer selbst zu zahlen sind Verwaltungskosten der WEG, Reparatur- und Instandhaltungskosten sowie die Erhaltungsrücklage. 

Lest dazu auch: Hausgeld: Das kostet eine Eigentumswohnung im Monat

Sind Verwaltungskosten umlagefähig?

Gemäß §556a Abs. 1 BGB sind Verwaltungskosten allein vom Vermieter zu tragen. Das heißt, sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Verwaltung einer Immobilie entstehen, sind nicht umlagefähige Nebenkosten. Übernimmt beispielsweise der Hausmeister Verwaltungsarbeiten, dürfen die Lohnkosten hierfür nicht auf Mieter umgelegt werden.

Umlagefähige Kosten bei Leerstand: Wer muss zahlen?

Leerstand ist gerade in Mehrparteienhäusern nicht unüblich. Darf der Vermieter die umlagefähigen Betriebskosten an die übrigen Mieter weitergeben, solange eine Wohneinheit leer steht? 

Grundsätzlich müssen Eigentümer bei Leerstand für die Nebenkosten aufkommen, insbesondere dann, wenn die Betriebskosten nach Wohnfläche berechnet werden. Leerstandskosten dürfen in diesem Fall nicht auf die Mieter umgelegt werden (BHG VIII ZR 159/05, Urteil vom 31.05.2006). 

Werden die anteiligen Betriebskosten nicht nach Wohnfläche, sondern nach Personenzahl berechnet, ist die Lage etwas komplizierter. In diesem Fall könnten Vermieter die Leerstandskosten theoretisch an die übrigen Mietparteien weiterreichen.

Darf man bei Leerstand den Verteilerschlüssel ändern?

Achtung: Eine Änderung des Verteilerschlüssels ist im Normalfall nicht beziehungsweise nur nach Zustimmung aller Mieter möglich. Eine Ausnahme besteht, wenn der Leerstand erheblich ist und der Vermieter die Kosten nicht mehr tragen kann. Für diesen Extremfall besteht eine Beweispflicht.

Tipp für Vermieter: Ihr habt die Möglichkeit, Leerstandskosten in der Steuererklärung geltend zu machen. Laufende Kosten für Strom, Gebäudeversicherung und Grundsteuer lassen sich als Werbungskosten angeben. 

Noch mehr Spartipps gefällig? Lest hier, wie ihr eine energetische Sanierung von der Steuer absetzen könnt.

Wie sieht eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus?

Grundsätzlich ist kein Mieter in der Pflicht, die Betriebskosten für eine Wohnung zu zahlen. Diese besteht nur, wenn eine entsprechende Klausel im Mietvertrag dokumentiert ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, gilt, dass die Nebenkosten bereits in der Mietzahlung enthalten sind. 

Um als Vermieter also Betriebskosten als Voraus- oder Nachzahlung verlangen zu können, bedarf es einer eindeutigen Formulierung im Mietvertrag. Rechtssicher ist in der Regel eine Klausel wie "Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV)". 

Mit diesem Verweis entfällt auch die Notwendigkeit, die einzelnen Kostenpositionen explizit aufzuführen. Wer trotzdem jede Nebenkostenart im Mietvertrag einzeln auflistet, muss auf Vollständigkeit achten. Nur ausdrücklich genannte Betriebskosten sind später auch umlagefähig. 

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Berechnung des Mieteranteils
• Erläuterung des Nebenkosten-Verteilerschlüssels
• Abzug der Betriebskostenvorauszahlung durch den Mieter

Vermieter müssen einmal jährlich die Nebenkostenabrechnung erstellen und diese innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter schriftlich zustellen (§ 556 BGB). 

Gut zu wissen: Verpassen Vermieter die Frist, haben sie keinen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen durch ihre Mieter. Dagegen haben Mieter trotzdem das Recht auf eine Auszahlung eventueller Guthaben. 

Ein Muss für Mieter: Nebenkostenabrechnung prüfen – so geht ihr vor, um viel Geld zu sparen.

Wann müssen Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Ist im Mietvertrag eine fixe Betriebskostenpauschale vereinbart, gelten die umgelegten Nebenkosten als abgegolten. In diesem Fall können Vermieter auf eine Nebenkostenabrechnung verzichten. 

Achtung: Diese Pauschale lässt sich über die Jahre nur anpassen, wenn eine entsprechende Klausel im Mietvertrag vermerkt ist. Ansonsten haben Vermieter kein Recht auf eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale oder auf Nachzahlungen durch die Mieter. 

Welche Nebenkosten sind eigentlich normal? Lest dazu: Nebenkosten pro Quadratmeter: Damit müsst ihr rechnen.