Nebenkostenabrech­nung prüfen: So kannst du Geld sparen

Das kannst du tun

• Sieh dir deinen Mietvertrag an: Nur dort genannte Betriebskosten können vom Vermieter abgerechnet werden
• Nutz unsere Checkliste für die Prüfung deiner Betriebskostenabrechnung
• Lege Widerspruch ein, wenn die Abrechnung fehlerhaft erscheint. Halte dich dennoch an die Zahlungsfristen
• Denk daran, dass du auch bei anderen Nebenkosten sparen kannst, die nicht über deinen Vermieter abgerechnet werden 

Einmal im Jahr liegt sie in der Post: die Nebenkostenabrechnung. Erstattung oder Nachzahlung? Leider reichen die gezahlten Abschläge in Zeiten hoher Gas- und Strompreise häufig nicht aus. Dein Vermieter hatte für Betriebs- und Nebenkosten mehr Ausgaben als im Vorjahr und legt diese nun auf seine Mieter um. Pech gehabt, denken viele und zahlen. Als Mieter - so das vorherrschende Gefühl - bleibt mir ja doch nichts anderes übrig. Das stimmt nicht immer. 

Es gibt zwar einige Posten auf deiner Abrechnung, auf die du keinen Einfluss hast. Aber das gilt nicht für alle Nebenkosten. Wir verraten dir, wie du deine Betriebskostenabrechnung prüfen und viel Geld sparen kannst.

Warum sollten Mieter ihre Betriebskostenabrechnung prüfen?

Hat dein Vermieter korrekt abgerechnet? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Denn nicht jeder Vermieter weiß, welche Betriebskosten umlagefähig sind. Es geht also häufig gar nicht darum, gewissenlose Miethaie zu enttarnen, sondern eher die Abrechnungen von Vermietern zu prüfen, die noch neu in ihrer Vermieterrolle sind und – vielleicht auch unbeabsichtigt – Fehler in ihrer jährlichen Abrechnung machen.

Tipp: Wirf zunächst einen Blick in deinen Mietvertrag. "Sonstige Betriebskosten" können nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt und damit vertraglich vereinbart sind. 

Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?

In die Nebenkostenabrechnung gehören in der Regel nur Kosten, die notwendig sind und regelmäßig auftreten. Diese Posten werden noch umlagefähige Kosten genannt. Welche Kosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung auch gesetzlich festgeschrieben. 

Liste: Diese Betriebskosten gehören in die Nebenkostenabrechnung

• Heizung und Warmwasser: Verbrauch sowie Kosten für Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizungsanlage
• Wasser (Frischwasser und Abwasser): Kosten für Verbrauch, Wasserzähler, Wartung
• Müllabfuhr und Straßenreinigung, Winterdienst
• Schornsteinfeger
• Grundsteuer
• Gemeinsam genutzter Waschkeller: Kosten für Strom, Reinigung und Wartung
• Aufzug: Strom, Wartung, Reinigung, Überwachung und Pflege
• Garten- und Spielplatzpflege
• Strom für Innen- und Außenbeleuchtung (z.B. Treppenhaus, Eingang)
• Gebäudeversicherung (Sach- und Haftpflichtversicherungen)
• Hausmeister (Lohnkosten)
• Gemeinschaftsantennen oder Breitbandanschluss (nur Wartung)
• Sonstige Betriebskosten, die in einem Objekt notwendig sind und immer wieder anfallen (z.B. die Reinigung einer Dachrinne)

Überblick: Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter abrechnen dürfen

Liste: Diese Kosten darf ein Vermieter nicht umlegen

• Grunderwerbssteuer
• Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten (z.B. Reparatur oder Instandsetzung einer Aufzugsanlage)
• Rechts- und Beratungskosten
• Kosten für Wohnungsverwaltung
• Anschaffung von Geräten (z.B. einer neuen Heizung)
• Gemeinschaftsantennen und Breitbandanschluss (Reparatur und Anschlussgebühren)
• Kosten für die Verbesserung des Wohnwerts
• NEU: Kosten für Kabelgebühren sind seit Juli 2024 nicht mehr umlagefähig

Überblick:  Nicht umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter nicht abrechnen dürfen

Checkliste Nebenkostenabrechnung prüfen: So gehst du vor

Mietervereine beklagen regelmäßig, dass ein großer Teil der Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft ist. So findest du heraus, ob du auch betroffen bist:

1. Eingangsfrist prüfen

Check zunächst, ob die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig bei dir eingegangen ist. Der Vermieter muss eine Frist von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums einhalten, sonst ist eine Nachzahlungsforderung ungültig. Es sei denn, der Eigentümer trägt keine Schuld an der Verspätung. Die gute Nachricht: Ein Recht auf eine Rückzahlung hast du grundsätzlich immer.

2. Umlageschlüssel checken

Vergleich deine aktuelle Abrechnung mit denen der Vorjahre. Prüf, ob der Verteilungsschlüssel für Heizung und Wasserkosten für dich nachvollziehbar erscheint.

3. Umlagefähigkeit sicherstellen

Fordere weitere Informationen an, wenn dir die Rechnung nicht transparent erscheint oder du vermutest, dass der Vermieter Kosten auf dich abwälzt, die nicht zu den Betriebskosten einer Immobilie gehören. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten muss der Eigentümer einer Wohnung selbst tragen.

4. Zahlungsfrist beachten

In der Regel hast du für die Nachzahlung eine Frist von 30 Tagen. Diese musst du einhalten, auch wenn du die Nebenkostenabrechnung noch nicht geprüft hast. Überweis die Nachforderung deshalb immer unter Vorbehalt. Gib dafür beim Verwendungszweck den Zusatz "unter Vorbehalt der Rückforderung" an.

5. Widerspruch einlegen

Hast du Grund zu der Annahme, dass die Mietnebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, solltest du schriftlich Widerspruch einlegen. Dabei gilt eine Frist von zwölf Monaten.

Nebenkostenabrechnung überprüfen: Die wichtigsten Posten

Warmwasser- und Heizkosten überprüfen

Die Warmwasser- und Heizkosten machen einen Großteil der Nebenkosten aus. Hier solltet du anfangen, wenn du deine Betriebskostenabrechnung prüfen willst. Daher kannst du mit der genauen Überprüfung der Nebenkostenabrechnung Geld sparen.

Voraussetzung für die Abrechnung der Heizkosten ist laut der Heizkostenverordnung die eindeutige Zuordnung eines Heizkostenverteilers zu deiner Wohnung. Ist dies nicht gegeben, ist die Heizkostenabrechnung nicht gültig.

Auch gibt es formelle Anforderungen an die Heizkostenabrechnung, nämlich:

• Angabe zum Ersteller
• Abrechnungszeitraum (darf 12 Monate nicht überschreiten)
• Brennstoff- und ggf. Lieferkosten
• Alle Heiznebenkosten
• Verteilerschlüssel
• tatsächlicher Verbrauch
• geleistete Vorauszahlung
• zu zahlende oder bzw. zu erstattende Gesamtkosten

Erfüllt die Heizkostenabrechnung diese Anforderungen, so solltest du die Heizkostenverteilung überprüfen. Zu beachten ist die Tatsache, dass die Abrechnung nach zwei Kriterien erfolgt. Ein Teil der Heizkosten wird nach deinem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet - das sind meist 70, aber mindestens 50 Prozent des Verbrauchs. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Heizkosten werden in der Regel nach der Wohnfläche.

Mit diesem Wissen kannst du deine Heizkosten berechnen und mit der in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesenen Summe abgleichen. Wenn alles richtig ist, müsstest du auf ein ähnliches Ergebnis kommen. Mehr zur Berechnung erfährst du hier: Heizkosten berechnen: So errechnet du deine Kosten fürs Heizen

Tipp: Eine wichtige Information, die du dafür einholen sollst, ist der Endenergiebedarf des Wohngebäudes. Letzteren entnimmst du dem Energieausweis.

Deine Heizkostenabrechnung ist richtig, die Kosten sind aber sehr hoch? Dies kann folgende Gründe haben:

• Schlechter energetischer Zustand des Wohngebäudes
• Veraltete Heizung
• Überhöhte Heiznebenkosten
• Saisonale Besonderheiten, z.B. zu viele kalte Tage

Hier erfährst du, wie du Heizkosten sparen kannst.

Wasserkosten überprüfen

Über die Nebenkostenabrechnung können zudem die Kosten für die Wasserver- und Wasserentsorgung umgelegt werden.

Zu den umlagefähigen Wasserversorgungskosten zählen:

• tatsächlich verbrauchtes Wasser
• Grundgebühren des Versorgungsunternehmens (verbrauchsabhängige Allgemeinkosten)
• Miet-, Eich- und Wartungskostenkosten für Wasserzähler (verbrauchsabhängige Allgemeinkosten)
• Abrechnungskosten (verbrauchsabhängige Allgemeinkosten)
• Wartungskosten von Wassermengenreglern (verbrauchsabhängige Allgemeinkosten)
• Kosten einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage (verbrauchsabhängige Allgemeinkosten)

Wie viel Frischwasser benutzt wird, zeigt einmal im Jahr das Ablesen der Wasseruhr.

Zu den umlagefähigen Wasserentsorgungskosten zählen:

• Abwassergebühren (Abwassergebühr, Entwässerungsgebühr, Sielgebühr und Kanalgebühr)
• Durch Regenwasser auf der versiegelten Fläche des Grundstücks entstehende Nebenkosten

Enthält deine Nebenkostenabrechnung nur diese Posten, hat dies seine Richtigkeit.

Diese Kosten müssen nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Daher: das Vorhandensein von Kaltwasserzählern ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit der Betriebskostenabrechnung. Dies darf auch über einen Verteilerschlüssel (nach Wohnfläche, Person, Wohneinheit oder Verbrauch) erfolgen.

Die Nebenkostenabrechnung ist falsch, wenn sie eins oder mehrere dieser Posten enthält:

• Kosten für die Beseitigung von Rohrverstopfungen
• Kosten für die Reinigung der Regenrinnen (sofern diese nicht explizit im Mietvertrag als sonstige Nebenkosten ausgewiesen sind)
• Reparatur- und Instandhaltungskosten der Wasserentsorgungsvorrichtungen

Du kommst beim Prüfen der Nebenkostenabrechnung zu dem Schluss, dass deine Wasserkosten sehr hoch sind? Zwar gibt es wie bei den Heizkosten einen Teil, der verbrauchsunabhängig ist und auf alle Mieter umgelegt wird. Der Großteil eurer Kosten entspricht aber eurem tatsächlichen Verbrauch.

Sind deine Wasserkosten richtig abgerechnet, aber sehr hoch? Hier haben wir nützliche Tipps für das Sparen von Wasser für dich: Wasser sparen: 10 Tipps, um deinen Wasserverbrauch zu senken

Stromkosten überprüfen

Deinen individuellen Stromverbrauch rechnest du in der Regel direkt mit deinem Anbieter und nicht über die Betriebskostenabrechnung ab. Die Kosten zahlst du also direkt an den Versorger und nicht über die Nebenkosten der Miete.

Zu der Betriebskostenabrechnung gehören jedoch die Kosten des Allgemeinstroms, also des Stroms der gemeinschaftlich genutzt wird. Hierzu zählen Kosten für die allgemeine Beleuchtung im Haus, die Nutzung der Waschküche, die Bereitstellung des Fahrstuhls, die Heizungsanlage, das Licht im Hausflur, für den Treppenaufgang oder am Hauseingang ab.

Wenn deine Nebenkostenabrechnung nur Posten rund um den Verbrauch von Allgemeinstrom enthält, ist sie richtig. Mehr kannst du hinsichtlich deines privaten Verbrauchs, indem du zum Beispiel auf einen günstigeren Stromanbieter wechselst. Dies kannst du zum Beispiel mit dem Wechselpilot schnell und einfach direkt online erledigen. 

Hier sind weitere Stromspartipps: Strom sparen: 13 Tricks, um eure Stromkosten zu senken

Weitere Betriebskosten überprüfen

Zu den weiteren Betriebskosten zählen zum Beispiel die Kosten für den Schornsteinfeger, die Müllabfuhr, die Heizungswartung, die Gartenpflege, die Grundsteuer, und für die kommunale Gehwegreinigung. Diese sind von Dienstleistern festgelegt und werden nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel umgelegt. Daran kannst du in der Regel wenig ändern.

In kleineren Häusern können die Mieter einige Aufgaben wie die Reinigung, die Gartenpflege oder kleine Reparaturarbeiten jedoch selbst übernehmen, um Geld zu sparen. Häufig werden auch Kosten für die Entsorgung von Sperrmüll angerechnet, doch wenn die Mieter diesen richtig entsorgen, entfallen auch diese Posten.

Das sind die häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung

• Falsche Aufteilung der CO2-Abgabe: Seit 2023 wird die CO2-Abgabe zwischen Mietern und Vermieter aufgeteilt. Je geringer die Energieeffizienz des Gebäudes ist, desto höher ist der Anteil des Eigentümers. Prüf nach, ob der Vermieter-Anteil in der Heizkostenabrechnung korrekt ausgewiesen und abgezogen wurde. Hast du einen direkten Vertrag mit einem Energieversorger? Dann kannst du die CO2-Abgabe zurückfordern. 
• Kabelgebühren weiter umgelegt: Seit Juli 2024 dürfen Vermieter die Gebühren für einen Kabel-TV-Anschluss nicht mehr auf ihre Mieter umlegen. Achte darauf, dass du künftig nicht doppelt zahlst.
• Falscher Abrechnungszeitraum: Achte darauf, dass nur Kosten abgerechnet werden, die im genannten Abrechnungszeitraum angefallen sind. Der Zeitraum darf maximal ein Jahr betragen. 
• Abweichungen vom Mietvertrag: Es dürfen nur Betriebskosten abgerechnet werden, die im Mietvertrag genannt werden. Sollen "sonstige Betriebskosten" umgelegt werden, müssen sie konkret aufgeführt werden. 
• Fehlende Messgeräte: Mindestens 50 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Vermieter ist verpflichtet, geeignete Messgeräte zu installieren. Heizkostenpauschalen sind nicht erlaubt. 
• Ausgabe von Reparatur als Wartungskosten: Die Reparatur einer Heizungsanlage ist keine Wartung!
• Leerstand: Stehen einzelne Wohnungen im Hause zeitweise oder gar längerfristig leer? Dann muss der Vermieter deren Anteil an den Nebenkosten übernehmen und nicht an die restlichen Mieter verteilen.
• Falsche Wohnungsgröße: Miss am liebsten die Größe deiner Wohnung nach, um sicherzustellen, dass keine Rechenfehler entstanden sind.

Nebenkostenabrechnung von Dienstleistern prüfen lassen

Bist du unsicher, ob die Rechnung in Ordnung ist oder hast du schlicht keine Zeit, um dich darum zu kümmern, kannst du auch entsprechende Dienstleister mit dem Rechnungs-Check beauftragen. Sie prüfen, ob deine Nebenkostenabrechnung in Ordnung ist. Falls nicht, kannst du vielleicht trotz der Kosten für die Prüfung durch einen Dienstleister (zwischen 50 und 100 Euro) noch sparen.

FAQs Nebenkostenаbrechnung prüfen