Nicht umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter nicht abrechnen dürfen

Eine Immobilie verursacht monatliche Kosten – zum Beispiel für Strom und Gas, Wartungsarbeiten und Straßenreinigung. Ist das Haus oder die Eigentumswohnung vermietet, müssen die Bewohner einen Teil davon übernehmen – nämlich die umlegbaren oder umlagefähigen Nebenkosten. 

Welche das sind, steht im Mietvertrag und in der jährlichen Nebenkostenabrechnung. Den anderen Teil – die nicht umlegbaren oder umlegefähigen Bewirtschaftungskosten – zahlt der Vermieter. Was genau darunter fällt, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. 

Was bedeutet nicht umlagefähige Kosten?

Einen Teil der monatlich entstehenden Kosten einer Immobilie, nämlich die umlagefähigen Kosten, darf der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung aufführen. Diese Kosten müssen die Mieter bezahlen. Die nicht umlagefähigen Kosten muss der Vermieter selbst tragen.

Diese Vereinbarung muss – mitsamt der Liste aller Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden – im Mietvertrag aufgeführt sein. Vermieter und Mieter können sich auf eine Nebenkostenpauschale oder eine monatliche Vorauszahlung einigen.

Was sind nicht umlagefähige Nebenkosten?

Die nicht umlagefähigen Nebenkosten sind die Kosten, die Vermieter selbst übernehmen müssen. Welche das sind, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar geregelt. Die einzelnen Posten, auf die wir im weiteren Verlauf des Artikels genauer eingehen, lassen sich grob in zwei Kategorien aufteilen:

• Instandhaltung und Instandsetzung: Dazu gehört beispielsweise eine Heizungsreparatur oder der Austausch defekter Rollläden. Diese Kosten zählen zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten, denn Vermieter sind grundsätzlich in der Pflicht, eine Wohnung Instand zu halten (§ 535, Abs. 1 BGB).
• Verwaltungsarbeiten: Darunter fallen sämtliche Kosten, die durch die Verwaltung einer Immobilie entstehen. Beispielsweise Kosten für den Steuerberater, für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Versicherungsbeiträge zählen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Folgende Betriebskosten müssen allein vom Vermieter getragen und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden:

Reparaturkosten: Größere Reparaturen wie eine defekte Heizung fallen unter die Instandhaltung des Gebäudes und sind nicht umlagefähig – daher müssen sie vom Vermieter übernommen werden.  

Instandhaltungskosten: Wenn das Haus ein neues Dach oder die Fassade einen neuen Anstrich benötigt, sind das Instandhaltungskosten – und diese dürfen Vermieter nicht auf Mieter umlegen.

Verwaltungskosten: Alles, was zur Verwaltung der Immobilie gehört, wie Hausverwaltungskosten oder der Sicherheitsdienst, dürfen Vermieter nicht auf ihre Mieter umlegen. Kosten für den Hausmeister oder Hauswart tragen allerdings die Mieter, denn diese sind umlagefähig.

Versicherungskosten: Versicherungen wie Mietausfallversicherungen, private Haftpflichtversicherungen des Vermieters, Reparatur- und Rechtsschutzversicherungen haben nichts mit der Bewirtschaftung des Hauses oder der Wohnung zu tun. Deshalb sind sie nicht umlagefähig – anders als Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Glasversicherungen sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltanks und Aufzüge.

Mehr zu wichtigen Versicherungen für Hauseigentümer erfahrt ihr hier.

Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Briefporto und Telefongespräche: Diese Posten fallen ebenfalls unter Verwaltung und sind somit nicht umlagefähig.

Leerstand: Steht eine Wohnung leer, müssen Vermieter die anfallenden Nebenkosten für den Zeitraum des Leerstands komplett übernehmen.

Garten: Wird ein Garten neu angelegt, zahlt der Immobilieneigentümer. Die regelmäßige Pflege lässt sich allerdings auf die Mieter umlegen.

Fassadenreinigung: Die Reinigung der Hausfassade ist eine Instandhaltungsmaßnahme und muss vom Vermieter übernommen werden.

Dachrinnenreinigung: Für eine einmalige Reinigung der Dachrinne kommt der Vermieter auf. Regelmäßige Dachrinnenreinigungen, etwa einmal im Jahr, können hingegen umgelegt werden. 

Schädlingsbekämpfung: Bei diesen Kosten verhält es sich wie bei der Dachrinnenreinigung. Der einmalige Einsatz eines Schädlingsbekämpfers geht zu Lasten des Vermieters. Regelmäßige Maßnahmen können umgelegt werden.

Installation von Feuerlöschern: Werden neue Feuerlöscher im Haus installiert, kommt dafür der Eigentümer auf. Wartungskosten für bestehende Feuerlöscher können hingegen in der Nebenkostenabrechnung auf alle Mietparteien umgelegt werden 

Rauchmelder: Dabei verhält es sich wie bei den Feuerlöschern. Anschaffung und Einbau von Rauchmeldern sind Eigentümersache. Die regelmäßige Wartung hingegen ist umlagefähig – aber nur, wenn diese als „Sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag aufgeführt ist.

Klingelsprechanlage: Der Eigentümer übernimmt die Wartungskosten für die Sprechanlage der Klingel.

Erschließungs- und Straßenbaubeiträge: Kosten zur Erschließung, dem Bau und Ausbau von Straßen, Wegen und Plätzen sind nicht umlegbar. 

Instandhaltungsrücklagen: Das finanzielle Polster für Instandhaltungen und Instandsetzungen ihrer Immobilien müssen Eigentümer selbst bezahlen. Bei einer Eigentumswohnung sind diese Kosten Teil des Hausgeldes.

Achtung: Künftig dürfen Vermieter Kabelgebühren nicht mehr auf ihre Mieter umlegen. Lest hier, ab wann die neue Regelung greift.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Welche Positionen zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören, ist in der sogenannten Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, genau geregelt. Vermieter dürfen nur Ausgaben auf ihre Mieter umlegen, die zu einer der 17 Positionen aus dem Betriebskostenkatalog gehören – zum Beispiel Grundsteuer, Gartenpflege und Schornsteinfeger. 
Eine Liste aller der auf Mieter umlegbaren Nebenkosten und viele weitere Infos dazu findet ihr in diesem Artikel.

Sind nicht umlegbare Nebenkosten steuerlich absetzbar?

Vermieter können nicht umlegbare Nebenkosten teilweise in der Steuerklärung als Werbungskosten angeben. Damit lassen sich die steuerpflichtigen Einkünfte aus der Vermietung senken und die Steuerlast reduzieren. Eine weitere Möglichkeit ist, Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung steuerlich abzuschreiben. 

Tipp: Wer nicht genau weiß, welche nicht umlagefähigen Bewirtschaftungskosten in der Steuererklärung angegeben werden dürfen, sollte sich Expertenrat einholen. Ein Steuerberater kann dabei helfen, die Sparpotenziale bestmöglich auszuschöpfen und somit die Mietrendite zu erhöhen.

Wie man die Mietrendite richtig berechnet und warum das wichtig ist, erfahrt ihr hier.

Wo werden nicht umlagefähige Nebenkosten in der Steuererklärung eingetragen?

Wenn Vermieter die nicht umlegbaren Nebenkosten als Werbungskosten absetzen möchten, muss – zusätzlich zur Einkommensteuererklärung – die Anlage V "Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung" beim Finanzamt eingereicht werden.

Auch interessant: Lest hier, mit welchen Nebenkosten Mieter pro Quadratmeter im Schnitt rechnen müssen. 

Wie viel Prozent Hausgeld ist umlagefähig?

Hausgeld oder Wohngeld bezeichnet die Unterhaltskosten für ein Mehrfamilienhaus. Dazu zählen alle Betriebskosten, die später auf die Mieter umgelegt werden können, wie Wasser, Abwasser, Heizung, Gartenpflege und Reinigungsmaßnahmen. Hinzu kommen Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklagen, die der Eigentümer tragen muss. 

Das Hausgeld deckt also einen großen Teil der umlagefähigen Betriebskosten ab. Die Höhe hängt unter anderem vom Alter, der Größe und dem Zustand der Wohnung ab. Im Durchschnitt zahlen Mieter ungefähr 60 Prozent des Hausgeldes. Voraussetzung ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag.

Alles rund um das Thema Hausgeld könnt ihr hier nachlesen.

Sind Stromkosten nicht umlagefähige Nebenkosten?

Da Mieter in der Regel einen Stromvertrag abschließen, tragen sie die Betriebskosten für den Verbrauch in ihrer Wohnung selbst. Anders ist es beim sogenannten Allgemeinstrom, also den Stromkosten für die Gemeinschaftsräume: Diese können Vermieter umlegen. 

In dieser Tabelle seht ihr auf einen Blick, welche Stromkosten umlagefähig sind und welche Vermieter nicht oder nur teilweise umlegen können: