Instandhaltungsrücklage: Das Polster für Immobilienbesitzer

Wer Rücklagen hat, kann Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen leichter stemmen. Aber ist das Ansparen einer Instandhaltungsrücklage verpflichtend? Und wie kann ich ausrechnen, wie viel ich im Monat zur Seite legen sollte? Wir haben die Antworten.

Das kannst du tun

• Rechne aus, wie hoch eine sinnvolle Rücklage ist.
• Besprich dich mit den anderen Wohnungseigentümern.
• Wenn du einen Wohnungskauf planst: Lass dir die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen zeigen. So kannst du einschätzen, ob die aktuelle Rücklagenhöhe in Anbetracht evtl. geplanter Maßnahmen realistisch ist.
• Denk auch als Hausbesitzer über ein Extra-Konto für eine Instandhaltungsrücklage nach.

Wie sinnvoll eine Instandhaltungsrücklage ist, merken viele Immobilienbesitzer erst, wenn größere Modernisierungs- oder Reparaturmaßnahmen anstehen. Der altbackene Spruch „Spare in der Zeit, dann hast du in der Not“ gilt immer noch.

Was bedeutet Instandhaltungsrücklage?

Auf jeden Eigentümer einer Immobilie kommen irgendwann Kosten für die Instandhaltung zu, die dazu beitragen den Wert der Immobilie zu erhalten. Sei es ein neues Dach, eine neue Heizung, die Sanierung des Treppenhauses in einem Mehrfamilienhaus oder andere Reparaturen. Regelmäßig zurückgelegte finanzielle Mittel helfen, größere Modernisierungsmaßnahmen leichter zu tragen. Das über die Zeit angesparte Kapital nennt sich Instandhaltungsrücklage oder auch Erhaltungsrücklage, Instandhaltungsrückstellung oder Erneuerungsfond. Je länger der Zeitraum ist, in dem dieser Notgroschen zurückgelegt wurde, desto größer wird der finanzielle Puffer.

Schon bei der Finanzierung einer Immobilie rechnen die meisten Darlehensgeber einen entsprechenden monatlichen Betrag zu deinen Ausgaben hinzu, um zu sehen, ob du das Haus oder die Wohnung nicht nur finanzieren, sondern auch langfristig erhalten kannst.

In Eigentümergemeinschaften soll die Instandhaltungsrücklage auch verhindern, dass unvorhergesehene Ausgaben über einmalige Sonderumlagen finanziert werden müssen. Regelmäßige Rücklagen sind Bestandteil des Hausgeldes, das Besitzer von Eigentumswohnungen für den Unterhalt des Gemeinschaftseigentums und für kommunale Gebühren (z. B. Müll, Gehwegreinigung etc.) an die Hausverwaltung zahlen müssen.

Übrigens: Eine Instandhaltung erfolgt nur dann, wenn sie notwendig wird. Dadurch unterscheidet sie sich auch von der Wartung, die regelmäßig erfolgen muss, z. B. die Wartung einer Heizungsanlage. Diese wird daher auch aus den Betriebskosten und nicht aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt.

Ist die Instandhaltungsrücklage verpflichtend?

Als Hausbesitzer kannst du selbst entscheiden, ob du eine Instandhaltungsrücklage bildest. Eine gesetzliche Verpflichtung gibt es nicht. Wird aber z. B. das Dach plötzlich undicht oder die gesetzlichen Rahmenbedingungen fordern die Umrüstung auf klimafreundlichere Heizsysteme, freuen sich diejenigen, die einen Notgroschen angespart haben. Vielen fällt die Investition in die Erhaltung der Immobilie auch leichter, wenn die Rücklage schon immer für genau diese Ereignisse gedacht war und sie nicht plötzlich den langersehnten Sommerurlaub für die Reparatur des Warmwasserspeichers opfern müssen.

Anders sieht es für Eigentümer von Eigentumswohnungen aus. Bist du Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft, bist du verpflichtet, einen Beitrag zur Erhaltungsrücklage für das Gemeinschaftseigentum zu zahlen. Gesetzlich geregelt ist dies im Wohnungseigentumsgesetz (WEG, § 19 Absatz 2 Satz 4). Die Höhe der Rücklage wird in der Eigentümerversammlung beschlossen und von jedem Wohnungseigentümer über das monatliche Hausgeld gezahlt.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

So dürfen Hausbesitzer die Instandhaltungsrücklage nutzen

Wenn du die Rücklage als Hausbesitzer freiwillig gebildet hast, entscheidest du auch selbst, wofür du sie ausgibst. Viele wollen genug Kapital zur Seite zu legen, um auch teurere Reparaturen oder den Einbau einer neuen Heizung zu finanzieren. Daher ist es sinnvoll, das Ersparte nicht zu häufig für Kleinigkeiten anzufassen. Sprich: Wer über die Jahre nicht jede neue Glühbirne aus der Erhaltungsrücklage zahlt, hat hinterher mehr Kapital für die neue Photovoltaikanlage auf dem Dach.

So dürfen Besitzer von Eigentumswohnungen die Instandhaltungsrücklage nutzen

Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft dürfen nur solche Ausgaben durch die allgemeine Instandhaltungsrücklage finanzieren, die der Bewirtschaftung, der Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums dienen. Dazu gehören z. B.:

• Sanierung des Daches oder der Fassade
• Nachträglich angebrachte Wärmedämmung
• neue Balkone
• Reparatur oder Neubau von Aufzügen
• Instandsetzungsarbeiten im Treppenhaus (z. B. ein neuer Anstrich)
• Einbau einer neuen, gemeinschaftlichen Heizung

Reicht die Rücklage bei unvorhergesehenen Maßnahmen nicht aus, die Kosten zu decken, wird eine Sonderumlage erhoben.

Reparaturen, die einzelnen Wohneinheiten zugeordnet werden können, oder laufende Betriebsausgaben dürfen nicht über die Instandsetzungsrücklage bezahlt werden. Um größere Reparaturen oder eine Küchen- oder Badsanierung in der Eigentumswohnung besser finanzieren zu können, ist es auch als Besitzer einer Eigentumswohnung sinnvoll, eine weitere, private Rücklage zu bilden.

Wie und wo kannst du eine Instandhaltungsrücklage anlegen?

Die Instandsetzungsrücklage wird vom Hausverwalter eingesammelt und verwahrt. Bei größeren Objekten kümmert sich in der Regel ein professioneller Dienstleister um die Verwaltung des Gebäudes. In kleineren Mehrfamilienhäusern bestimmt die Eigentümerversammlung meistens einen der Wohnungsbesitzer als Verwalter. Dieser muss das Geld auf ein separates Konto (nicht zusammen mit dem Hausgeld) einzahlen. Wichtiger als eine mögliche Rendite ist es, dass er jederzeit Zugriff auf das Ersparte der Eigentümer hat. Immerhin werden damit nicht nur geplante Sanierungen, sondern auch unvorhersehbare Reparaturen bezahlt.

Ist der Rücklagentopf merklich angewachsen, kann der Verwalter auch einen Teil des Kapitals auf einem Festgeldkonto deponieren.

Berechnung der Erhaltungsrücklage: Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Die Höhe der monatlichen Instandhaltungsrücklage ist nicht per Gesetz festgelegt. Im Wohneigentumsgesetz ist lediglich die Rede von einer „angemessenen Rücklage“. Wichtig ist, dass sie dem Zustand des Gebäudes entspricht und geplante Projekte berücksichtigt. Für einen Neubau kann die Rücklage geringer ausfallen als für einen Altbau, bei dem bald das Dach oder die Heizung fällig sind. Die Instandhaltung eines Gebäudes mit Aufzug, Garten und Tiefgarage verursacht mehr Ausgaben als eines mit weniger Extras. Welche Summe pro Jahr sinnvoll ist, lässt sich errechnen. In der Regel wird dazu die Hauffsche oder Peterssche Formel angewendet.

Berechnung der Instandhaltungsrücklage über die Peterssche Formel

Bei dieser Berechnung nimmt man an, dass eine Immobilie eine Lebenszeit von 80 Jahren hat und in dieser Zeit mit dem 1,5-fachen der Baukosten (ohne Kosten für Grundstück und Erschließung) instandgehalten werden muss. Davon betreffen 65 bis 70 Prozent das Gemeinschaftseigentum. Um diese Formel anwenden zu können, musst du die Höhe der Baukosten kennen.

Formel:

Baukosten pro Quadratmeter x 1,5/80 Jahre = 70 % x Wohnfläche in qm = jährliche Instandhaltungsrücklage

Für eine 100-Quadratmeter-Wohnung, deren Baukosten bei 2.200 Euro pro Quadratmeter lagen, errechnet sich die Instandhaltungsrücklage wie folgt:

Beispiel:

2.200 Euro x 1,5/80 Jahre = 70 % x 100 qm = 2.888 Euro jährlich

Nach der Petersschen Formel müsstest du im Jahr 2.888 Euro (240,6 Euro im Monat) Instandhaltungsrücklage an den Verwalter überweisen.

Berechnung der Instandhaltungsrücklage über die Hauffsche Formel

Die Hauffsche Formel geht vom aktuellen Marktpreis der Immobilie aus. Davon entfallen nach dieser Rechnung nur 25 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum, was spätestens alle 50 Jahre instandgesetzt werden muss.

Formel:

Marktpreis x 0,25 % (Anteil am Gemeinschaftseigentum) / 50 Jahre x Wohnfläche in qm = jährliche Instandhaltungsrücklage

Beispiel:

Angenommen, der Marktpreis für eine 100-Quadratmeter-Wohnung liegt derzeit bei 2.600 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche.

2.600 Euro x 0,25 % / 50 Jahre x 100 qm = 1.300 Euro jährlich

Nach der Hauffschen Formel müsstest du im Jahr nur 1.300 Euro (108 Euro im Monat) Instandhaltungsrücklage zahlen.

Orientierung am sozialen Wohnungsbau

Eine weitere Option ist eine grobe Orientierung an der Verordnung über Rücklagen im sozialen Wohnungsbau. Dabei spielt das Alter des Gebäudes eine Rolle.

Kalkulation durch einen Sachverständigen

Wenn du die künftigen Instandhaltungskosten genauer kalkulieren willst, kann deine Wohnungseigentümergemeinschaft auch einen Immobiliengutachter beauftragen. Der Sachverständige kann sehr viel detaillierter feststellen, welche Sanierungskosten in den kommenden Jahren auf das Gebäude zukommen. Auf dieser Grundlage kann er einen Kostenplan erstellen, aus dem er die Rücklagenhöhe für jede Wohnung errechnet.

Übrigens: Die Umlage des Hausgelds (und somit auch der Instandhaltungsrücklage) wird in der Regel nach Wohnfläche der einzelnen Wohneinheiten umgelegt. Es gibt aber auch Eigentümergemeinschaften, die sich auf einen anderen Verteilungsschlüssel geeinigt haben.

Ist die Instandhaltungsrücklage für Immobilien steuerlich absetzbar?

Steuerlich wirksam wird die Instandhaltungsrücklage nur, wenn du als Eigentümer deine Wohnung vermietet hast. Bewohnst du sie selbst, kannst du die sie nicht geltend machen.

Das bloße Ansparen ist aber auch als Vermieter noch nicht absetzbar. Erst, wenn das Ersparte für Instandhaltungsmaßnahmen eingesetzt wurde, kannst du den Betrag anteilig als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Was passiert mit der Instandhaltungsrücklage beim Verkauf der Immobilie?

Beim Verkauf deiner Eigentumswohnung geht der von dir eingezahlte Rücklagenanteil an deinen Käufer über. Eine Entnahme des angesparten Kapitals ist nicht vorgesehen. Legst du als Hausbesitzer freiwillig Geld für die Instandhaltung zurück, bleibt es bei einem Verkauf natürlich dein Eigentum.

Für Besitzer von Eigentumswohnungen, die einen Verkauf planen, ist es wichtig, die Höhe der Rücklagen bei der Kalkulation des Angebotspreises zu berücksichtigen. Da für den Käufer auf diesen Teil des Kaufpreises keine Grunderwerbsteuern fällig werden, wird die Summe der Rücklagen immer separat im Kaufvertrag ausgewiesen.

Zum Weiterlesen: Was ist außerdem beim Wohnungs-Verkauf zu beachten? So holst du am meisten raus.

Fazit: Rücklagen lohnen sich für alle

Als Besitzer einer Eigentumswohnung bist du verpflichtet Rücklagen zu bilden. Das finanzielle Polster bietet den Vorteil, dass immer Geld da ist, um geplante und plötzliche Instandhaltungsmaßnahmen bezahlen zu können. Auch bei einem Verkauf ist das Geld nicht verloren. Du kannst es auf den Angebotspreis aufschlagen und bekommst deine Einlage auf diesem Weg wieder zurück.

Hausbesitzer sind nicht zur Rücklagenbildung verpflichtet. Aber auch für sie lohnt es sich, ein eigenes Rücklagenkonto einzurichten. Über die Jahre wächst mit dem Kapital auch die Sicherheit, dass du größere Instandhaltungsmaßnahmen leichter stemmen kannst.

Instandhaltungsrücklage: Häufig gestellte Fragen