Heizkostenabrechnung: Was du als Mieter über die Abrechnung der Heizkosten wissen musst

Das kannst du tun

• Du musst deine Heizkosten zahlen, das ist klar. Allerdings kannst du mit einem sparsamen Verbrauch dafür sorgen, dass sich die Rechnung am Ende des Jahres in Grenzen hält.
• Wenn du das Gefühl hast, dass deine Heizkostenabrechnung falsch ist, solltest du sie mit der Abrechnung vom Vorjahr vergleichen und Unstimmigkeiten mit der Hausverwaltung oder dem Vermieter klären. Zur Not hilft dir dabei der Mieterverein oder Mieterschutzbund.
• Für einen Widerspruch bei der Heizkostenabrechnung hast du eine Frist von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung.
• Nicht alle Mieter zahlen ihre Heizkosten über den Vermieter. Manche haben auch einen direkten Vertrag mit dem Anbieter. Zahlst du aktuell zu viel und bist unzufrieden, kannst du mit unserem Wechselservice von Wechselpilot deinen Strom- und Gasanbieter ganz einfach wechseln und bare Münze sparen. So landest du immer im besten Tarif.

Wer nicht gerade ein Eigenheim mit Holzofen und angrenzendem Privatwald besitzt, muss im Herbst und Winter für Wärme bezahlen. Je nach Art des Hauses beziehungsweise der Wohnung und der Heizung kommen unterschiedliche Kosten zustande. Laut Wegatech lagen die Heizkosten im Jahr 2024 bei einem typischen Einfamilienhaus zwischen 1.000 Euro und 5.000 Euro. 2023 mussten Mieter laut Nebenkosten-Prüfplattform Mineko am Ende des Jahres im Schnitt 757 Euro draufzahlen – das ist nicht gerade wenig.

In diesem Ratgeber beschäftigen wir uns mit den Hintergründen und der Zusammensetzung der Heizkostenabrechnung.

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Eine Heizkostenabrechnung ist ein Dokument, das die Kosten eines Gebäudes für Heizung und Warmwasser detailliert aufschlüsselt und auf die einzelnen Mietparteien eines Hauses verteilt. Zuständig für die Erstellung und Verteilung der Abrechnung ist der Vermieter. Das ist seine Pflicht. Er darf aber nicht einfach irgendetwas abrechnen – schließlich gibt es in Deutschland für so gut wie alles Verordnungen und Gesetze. Im Falle der Heizkosten ist es die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie gibt mitunter an, welche Bestandteile zu den Heizkosten zählen (dazu später mehr).

In der Regel muss sich der Vermieter an den Verteilerschlüssel halten. Die Abrechnung erfolgt zu 30 Prozent bis 50 Prozent nach Wohnfläche und zu 50 Prozent bis 70 Prozent nach individuellem Verbrauch. Diese Berechnung muss transparent und für den Mieter nachvollziehbar sein. Auch das beleuchten wir weiter unten näher.

Unterschied zwischen Nebenkosten, Betriebskosten und Heizkosten

Nebenkosten, Betriebskosten und Heizkosten sind Begriffe aus dem Mietrecht. Sie beschreiben die Kostenarten rund um das Mietverhältnis und unterscheiden sich folgendermaßen:

Nebenkosten

Die Nebenkosten sind der Oberbegriff für alle zusätzlichen Kosten, die neben der Grundmiete anfallen. Sie umfassen sowohl Betriebskosten als auch Heizkosten. Nebenkosten werden häufig vom Vermieter durch eine Pauschal- oder Vorauszahlung im Mietvertrag festgelegt und in der monatlichen Gesamtmiete aufgeführt. Mehr zur Abschlagszahlung erfährst du hier. 

Betriebskosten

Die Betriebskosten sind Bestandteil der Nebenkosten und umfassen die laufenden und regelmäßig wiederkehrenden Kosten für den Betrieb eines Gebäudes. Beispiele findest du in der Tabelle weiter unten. Diese Kosten sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt und umfassen allgemeine Gebäudekosten. 

Zum Weiterlesen: Fristen und typische Fehler in der Betriebskostenabrechnung.

Heizkosten

Heizkosten sind ebenfalls Bestandteil der Nebenkosten, werden aber oft separat aufgeführt und meist verbrauchsabhängig abgerechnet. Das bedeutet: Wohnst du in einem Mietshaus mit mehreren Parteien, zahlst du den auf deinen persönlichen Verbrauch abgestimmten Betrag.

Die Tabelle fasst alle Arten noch einmal übersichtlich mit Beispielen zusammen.

Unterschied zwischen Nebenkosten, Betriebskosten und Heizkosten

Welche Kosten enthält die Heizkostenabrechnung?

Wir konzentrieren uns weiterhin auf die Heizkostenabrechnung. Sie setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen. Diese sind im § 7 Abs. 2 der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) geregelt. Dazu gehören vor allem:

• Kosten für den Strom und die verbrauchten Brennstoffe für die Erzeugung von Wärme
• Kosten für die Lieferung des Betriebsstromes
• Kosten für die Wartung der Anlage – darunter auch Bedienung, Überwachung und regelmäßige Prüfung der Messgeräte
• Kosten für die Eichung und Berechnung der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen (§ 7 Abs. 6 HeizkostenV)
• Kosten für die Reinigung des Raumes und der Anlage (zum Beispiel Schornsteinfeger)
• Kosten für die Messung nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz

Wann und wie wird die Abrechnung der Heizkosten erstellt?

Die Heizkosten werden einmal jährlich erfasst. "Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen", so der § 556 Abs. 3 BGB. Das bedeutet: Die Heizkosten von 2023 muss dir dein Vermieter bis Ende Dezember 2024 mitteilen. Macht er das nicht, bist du zu keiner Nachzahlung mehr verpflichtet.

Unterschied zwischen der verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Abrechnung

Es wird zwischen der verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Abrechnung unterschieden.

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Die verbrauchsabhängige Abrechnung erfolgt – wie es der Name schon sagt – nach dem individuellen Verbrauch. Den erfassen beispielsweise Messgeräte wie Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler oder Wasserzähler. Laut § 6 Abs. 1 der Heizkostenverordnung müssen die "Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf der Grundlage der Verbrauchserfassung nach Maßgabe der §§ 7 bis 9 auf die einzelnen Nutzer" verteilt werden. Die Abrechnung erfolgt – wie oben erwähnt – in Wohnhäusern mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent verbrauchsabhängig. 

Verbrauchsunabhängige Abrechnung

Die verbrauchsunabhängige Abrechnung hingegen umfasst Fixkosten, die nicht mit dem persönlichen Verbrauch zusammenhängen und unabhängig davon immer anfallen. Dazu gehören zum Beispiel der Betriebsstrom oder die Wartung durch Fachpersonal. Der restliche Anteil (also 30 Prozent bis 50 Prozent) wird verbrauchsunabhängig verteilt. Das soll bauliche Unterschiede ausgleichen und die Abrechnung fairer gestalten. 

Heizkosten abrechnen: So geht die Verbrauchserfassung

Doch wie berechnen sich die Heizkosten einer Wohnung nun schlussendlich?

Grundlagen schaffen: Zuerst einmal müssen der Vermieter und die Hausverwaltung geeignete Grundlagen schaffen. Sie müssen die gesetzlichen Vorgaben beachten und die richtigen Messgeräte installieren. Die Wohnungen benötigen zum Beispiel: 

• Heizkostenverteiler
• Wärmemengenzähler
• Warmwasserzähler

Gesamtkosten erfassen: Innerhalb des gesetzlichen Zeitraums geht es dann an die Ermittlung der Gesamtkosten für das Gebäude. Welche Kosten das sind, haben wir oben schon angesprochen.

Einzelkosten erfassen: Stehen die Gesamtkosten für das Gebäude fest, kommt der Verbrauch der einzelnen Wohnparteien ins Spiel. Der Heizkostenverteiler misst zum Beispiel die Wärme, die ein Heizkörper abgibt. Der Wärmemengenzähler speichert den tatsächlichen Energieverbrauch in kWh. Gut zu wissen: Für die Auslesung muss nicht immer jemand vorbeikommen. Bei modernen Geräten funktioniert das schon über Funk.

Heizkosten verteilen: Danach erfolgt die konkrete Verteilung nach erwähntem Verteilerschlüssel.

Abrechnung erstellen: Auf Basis der Informationen erstellt der Vermieter zuletzt die finale Heizkostenabrechnung. Manche beauftragen dafür auch Abrechnungsdienstleister wie Techem oder ista SE.

Zahlst du als Mieter deine Heizkosten nicht über den Vermieter, sondern hast einen direkten Vertrag mit dem Anbieter, hast du die Möglichkeit zu wechseln: Zahlst du in dem Fall aktuell zu viel und bist unzufrieden, kannst du mit unserem Wechselservice von Wechselpilot deinen Strom- und Gasanbieter ganz einfach wechseln und bare Münze sparen. So landest du immer im besten Tarif.

Heizkostenabrechnung: Mieter sollten sie prüfen und bei Bedarf korrigieren

Die jährliche Nebenkostenabrechnung – inklusive Heizkosten – zu überprüfen, ist oft gar nicht so einfach. Sie ist ziemlich lang und zahlenlastig. Das darf dich jedoch nicht abschrecken. Die folgende Anleitung hilft dir in fünf Schritten weiter.

Schritt 1: Prüfe die Abrechnung sorgfältig

Der unangenehmste Part: Die Zahlen überprüfen. Dafür solltest du dir ausreichend Zeit nehmen. In der Regel ist das kein Problem. Schließlich können Mieter zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung beim Vermieter Widerspruch einlegen. Nach Ablauf der zwölf Monate ist allerdings Schluss. 

Gehe bei der Prüfung folgendermaßen vor:

• Achte zuerst auf die Vollständigkeit. Enthält die Abrechnung alle relevanten Angaben? Dazu gehören die Gesamtkosten und Verbrauchsanteile deiner Wohnung. Wichtig: Dein Vermieter darf nur umlagefähige Kosten nach Heizkostenverordnung abrechnen.
• Anschließend solltest du einen Blick auf den Verbrauch werfen. Ergeben die Angaben Sinn? Gleiche dazu den angegebenen Verbrauch mit den Ablesewerten des Heizkostenzählers ab – und mit den Daten der Vorjahre (falls vorhanden).
• Zuletzt kannst du kontrollieren, ob der Vermieter den Verteilungsschlüssel richtig angewendet hat. Hier geht es um die oben genannten prozentualen Anteile (30 Prozent bis 50 Prozent beziehungsweise 50 Prozent bis 70 Prozent).

Schritt 2: Vergleiche die Angaben

Überprüfe nicht nur deine Unterlagen, sondern auch die Vereinbarungen im Mietvertrag mit den gesetzlichen Vorgaben. Wenn es an der Stelle zu Abweichungen kommt, kannst du davon ausgehen, dass irgendetwas bei der Berechnung schiefgelaufen ist.

Schritt 3: Fordere Belegeinsicht an

Sobald du alles verglichen und dir die unklaren oder falschen Stellen notiert hast, kannst du vom Vermieter eine Belegeinsicht fordern. Darauf hast du Anspruch. Er muss dir die Rechnungen für oben genannte Kosten vorlegen.

Schritt 4: Reklamiere Fehler

Der nächste Schritt ist, die Fehler beim Vermieter zu beanstanden und um Korrektur zu bitten. Wie du bereits weißt, hast du dafür zwölf Monate Zeit. Gesteht sich dein Vermieter den Fehler ein und kümmert sich um die Rückzahlung, musst du nichts weiter tun. Andernfalls geht es weiter zu Schritt 5.

Schritt 5: Suche dir professionelle Unterstützung 

Wenn weiterhin etwas unklar ist oder dein Vermieter sich querstellt, kannst und solltest du dir professionelle Unterstützung suchen. Erste Anlaufstellen sind beispielsweise der Mieterverein oder die Verbraucherzentrale. Rechtlichen Beistand findest du bei einem Fachanwalt. 

Du siehst: Das Thema ist mit etwas Aufwand verbunden. Der sollte es dir aber wert sein. Schließlich geht es darum, unnötige Nachzahlungen zu vermeiden.

Abrechnung bei Heizung: Tipps für Mieter

Mieter müssen sich nicht alles gefallen lassen. Was Kosten angeht, kannst du aber zum Glück vieles selbst beeinflussen. Das sind unsere Tipps ...

... für die Abrechnung:

• Überprüfe regelmäßig deine Heizkostenabrechnung.
• Vergleiche die Daten mit den gesetzlichen Vorgaben.
• Frage beim Vermieter nach, wenn etwas unklar ist.
• Suche dir im Ernstfall professionelle Hilfe. 

... für den privaten Energieverbrauch:

• Verschwende keine Energie (zum Beispiel mit dauerhaft gekippten Fenstern im Herbst und Winter).
• Heize effizient – also nicht zu viel und nicht zu wenig.
• Achte darauf, dass Heizkörper nicht durch Möbel oder Vorhänge verdeckt werden.
• Überprüfe deine Fenster und Türen und rüste gegebenenfalls energetisch nach (wenn es sich um Eigenheim handelt) oder bitte deinen Vermieter darum.

Zum Weiterlesen: Heizkosten sparen: 10 Tipps, wie du deine Heizkosten senken kannst und Warmwasser sparen: So geht's.

Fazit: Das musst du bei der Heizkostenabrechnung beachten

Die Heizkostenabrechnung ist ziemlich komplex und besteht aus mehreren Komponenten. Die sind in der Heizkostenverordnung festgelegt. Es fallen nicht nur aktive Energiekosten an, sondern auch Kosten für die Wartung, Instandhaltung und Abrechnung. Schließlich sollte die Heizungsanlage nur Fachpersonal überprüfen.

Die Abrechnung bekommst du einmal jährlich. In Mehrfamilienhäusern müssen Heizkosten mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der restliche Anteil (30 Prozent oder 50 Prozent) ist verbrauchsunabhängig.

Ungerechtfertigte Nachzahlungen mag niemand. Um sie zu vermeiden, sollten Mieter ihre Neben- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung (darunter die Heizkostenabrechnung) sorgfältig überprüfen. Schließlich können dem Vermieter auch versehentlich Fehler unterlaufen. Wenn du das Gefühl hast, dass etwas in der Abrechnung nicht stimmt, kannst du Belegeinsicht fordern. Es ist die Pflicht des Vermieters, die Unterlagen herauszugeben. Sind die Daten tatsächlich falsch und der Vermieter verweigert die Rückzahlung, ist rechtliche Unterstützung gefragt.

Häufig gestellte Fragen zur Heizkostenabrechnung