Wohnungsübergabeprotokoll: Auf diese Dinge solltet ihr achten

Ihr zieht in eine neue Wohnung? Dann solltet ihr bei der Übergabe zusammen mit dem Vermieter ein Übergabeprotokoll erstellen. Das sichert beide Parteien ab.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Die Wohnungsübergabe kann den Beginn oder das Ende eines Mietverhältnisses einläuten. Bei der Wohnungsübergabe gibt der Mieter die Wohnung an den Vermieter zurück – oder der Vermieter übergibt die Wohnung an einen neuen Mieter.

Damit hier nichts schief geht, sollten Mieter und Vermieter gemeinsam ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Doch was ist das Wohnungsübergabeprotokoll eigentlich und wie ist der genaue Ablauf?

Warum ist ein Wohnungsübergabeprotokoll für Mieter und Vermieter wichtig?

Das hübsche deutsche Wort Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Protokoll, welches den Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe dokumentiert. Es wird alternativ auch Abnahmeprotokoll genannt. 

Dieses Protokoll soll Streit nach dem Umzug des Mieters vermeiden. Denn bestehende Mängel und die Frage, wer die Reparatur übernimmt, sind darin schriftlich festgehalten.

Es dient der Sicherheit beider Seiten. Ist beispielsweise der Parkettboden schon vor dem Einzug zerkratzt, steht der Mieter bei der Wohnungsübergabe am Ende des Mietverhältnisses nicht als Schadensverursacher da – vorausgesetzt der Schaden wurde im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten.

Gesetzlich verpflichtend ist ein Wohnungsübergabeprotokoll nicht. Wir empfehlen aber dringend, immer eines anzufertigen. Im Streitfall dient das Protokoll als Beweisstück vor Gericht. Auf was ihr dabei achten müsst und welche Fallstricke es gibt, erklären wir euch im Folgenden.

Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt?

Das Wohnungsübergabeprotokoll wird in der Regel mit dem Beginn des Mietverhältnisses oder kurz vor dem Ende der Mietzeit angefertigt. Bevor der Mieter einzieht und die Wohnung im besten Zustand ist – oder kurz vor dem Mietende, wenn der Mieter mit allen Möbeln umgezogen ist und bereits kleine Ausbesserungsarbeiten übernommen hat.

Eine Wohnungsübergabe mehrere Tage vor Mietende muss der Mieter nicht akzeptieren. Als Mieter dürft ihr bis zum letzten Tag des Mietvertrags ausziehen. Wenn eure neue Wohnung oder das Eigenheim schon wartet, kann die Wohnungsübergabe nach Absprache ein paar Tage vor Mietende stattfinden. 

Ihr sucht noch die Traumwohnung? Lest hier praktische Tipps zur Wohnungssuche.

Vermieter können mit ihrem Mieter eine Vorabnahme vereinbaren. Bei diesem Termin besichtigen Mieter und Vermieter die Wohnung vor der offiziellen Wohnungsübergabe. Kleine Schäden, die vom Mieter verursacht wurden, können dann noch vor dem Umzug behoben werden.

Der Vermieter verweigert das Übergabeprotokoll, was tun?

Das Wohnungsübergabeprotokoll wird vor dem Einzug beziehungsweise kurz nach dem Auszug angefertigt – nachdem Schönheitsreparaturen abgeschlossen sind. Die Wohnung muss je nach Mietvertrag mindestens besenrein sein und sollte auch in diesem Zustand an einen neuen Mieter oder zurück an den Vermieter übergeben werden.

Der Vermieter ist nicht gesetzlich verpflichtet, ein Wohnungsübergabeprotokoll mit dem Vermieter bei der Wohnungsübergabe anzufertigen. Empfohlen wird es als Absicherung für beide Seiten. Für die meisten Vermieter ist das Wohnungsübergabeprotokoll gängige Praxis.

Ist das Verhältnis schwierig und der Vermieter weigert sich, ein Protokoll zu unterzeichnen, sollten sich Mieter dennoch absichern: Sie können das Protokoll selbst mit einem neutralen Zeugen anfertigen und den Zustand der Immobilie mit Fotos dokumentieren. Der Zeuge und der Mieter unterschreiben am Schluss das Protokoll.

Entdeckt der Vermieter nach dem Auszug des Mieters Schäden, muss der Mieter beweisen, dass diese schon vor dem Einzug bestanden haben oder auf den normalen Mietgebrauch zurückzuführen sind. 

Ohne Protokoll wird das schwierig. Streitet der Mieter ab, einen Schaden verursacht zu haben, trägt er die Beweislast. Das Protokoll dient bei einem Rechtsstreit dann als Beweismittel.

Worauf muss ich beim Wohnungsübergabeprotokoll achten?

Wie wird das Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt? Wie sieht der genaue Ablauf bei der Wohnungsübergabe aus? Das erklären wir in diesen 5 Schritten:

1. Termin vereinbaren. Mieter und Vermieter vereinbaren in der Regel einen Termin zur Wohnungsübergabe. Zu diesem Termin sollten beide Seiten genügend Zeit mitbringen, denn jedes Zimmer muss genau inspiziert werden.

2. Wohnungsübergabeprotokoll in zweifacher Ausführung mitbringen. Auf einem Vordruck werden die Daten des Mieters und des Vermieters und etwaige Mängel vermerkt. 

   Da das Übergabeprotokoll für Wohnungen und Mietshäuser nicht gesetzlich verpflichtend ist, gibt es auch keine genauen Vorgaben, wie dieses aussehen soll. Ihr könnt also ein Muster aus dem Internet verwenden oder selbst ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen.

3. Mängel schriftlich festhalten. Mängel oder Schäden, die ihr beim Ein- oder Auszug feststellt, solltet ihr detailliert und schriftlich festhalten. Achtet bei der Inspektion auf den Zustand der Böden, der Wände, der Fenster und der Türen. 

   Fügt Fotos und Skizzen zu eurem Protokoll hinzu. Auf welche Details ihr genau achten müsst, lest ihr im nächsten Abschnitt.

4. Absprachen bezüglich gefundener Mängel. Stellt ihr Schäden bei der Wohnungsübergabe fest, solltet ihr auch Absprachen in Bezug auf die nötigen Reparaturen auf dem Protokoll vermerken. 

   Das Gleiche gilt für bestehende Mängel beim Einzug – soll der Vermieter noch nachbessern? Akzeptiert der Mieter die Mietsache in dem vorhandenen Zustand?

5. Protokoll unterzeichnen. Am Ende der Haus- oder Wohnungsübergabe unterzeichnen Mieter und Vermieter das Protokoll. Beide Parteien bekommen eine Abschrift. Es besteht jedoch keine Pflicht, das Dokument zu unterzeichnen.

Weigert sich eine Partei das Protokoll zu unterschreiben, war die Mühe trotzdem nicht umsonst: Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Mietwohnung. Erwartet ihr, dass die Gegenpartei das Protokoll nicht unterschreibt, macht unbedingt Fotos von der Wohnung und möglichen Mängeln und bringt einen neutralen Zeugen zur Wohnungsübergabe mit.

Was muss in einem Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte alle wichtigen Informationen enthalten – auch wenn es keine gesetzlichen Vorgaben gibt. Diese Angaben sollte jedes Wohnungsübergabeprotokoll enthalten:

• Namen und Adressen des Mieters und Vermieters. Das Protokoll sollte außerdem Namen und Adressen der anwesenden Zeugen aufführen.
• Anschrift der Wohnung oder des Hauses.
• Datum der Übergabe und Datum des Einzugs oder Auszugs.
• Zählerstände von Strom, Gas und Wasser und gegebenenfalls Inhalt des Heizöltanks.
• Anzahl und Art der Schlüssel. Hier sollte genau aufgelistet werden, wie viele Wohnungsschlüssel, wie viele Haustürschlüssel und wie viele weitere Schlüssel wie beispielsweise Briefkasten- oder Kellerschlüssel es gibt.
• Alle vorhandenen Mängel, aufgeschlüsselt nach Art und Raum. Bestenfalls solltet ihr die Mängel mit Skizzen und Fotos dokumentieren. Die Beschreibung sollte genau sein.
• Einwandfreier Zustand. Sind keine Mängel vorhanden, solltet ihr das in das Protokoll schreiben.
• Absprachen über anstehende Reparaturen. Sichert der Mieter zu, die Mängel zu beseitigen, sollten diese Absprachen im Protokoll dokumentiert werden.

Diese Punkte solltet ihr prüfen und dokumentieren:

• Böden: Sind Kratzer oder Dellen zu sehen?
• Wände: Gibt es feuchte Stellen an Wänden oder Decken? Sind Bohrlöcher vorhanden? Gibt es Schäden an der Tapete?
• Schlüssel: Fehlen Schlüssel?
• Wasserhähne und Klospülung: Funktionieren alle Wasserhähne einwandfrei? Funktioniert die Klospülung?
• Fenster: Sind die Fenster dicht? Lassen sich alle Fenster einfach öffnen?
• Türen: Lassen sich die Türen gut öffnen und schließen? Sind die Schlösser intakt?
• Elektrische Geräte: Funktionieren Herd und Ofen der Einbauküche?
• Waschbecken, Kloschüssel und Badewanne: Sind diese noch fest verbaut? Gibt es Risse?
• Heizungen: Werden alle Heizungen warm?
• Dachboden und Keller: Sind diese Bereiche frei von Schäden? Gibt es vielleicht Hinweise auf Wasserschäden?
• Garten und Garage: Im Übernahmeprotokoll eines Mietshauses müssen gegebenenfalls weitere Punkte aufgenommen werden – beispielsweise der Zustand des Gartenhauses oder der Zustand der Garage.

Übergabeprotokoll bei Hausverkauf

Bei einem Wohnungs- oder Hausverkauf findet ebenfalls eine Übergabe statt. Das Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf wird auf die gleiche Weise angefertigt wie ein Übergabeprotokoll beim Vermieten.

Gegebenenfalls müsst ihr dann das Protokoll durch weitere Punkte ergänzen – beispielsweise wenn der Käufer die Einbauküche oder das Gartenhaus übernimmt. Lest hier, warum ihr beim Haus- oder Wohnungskauf außerdem eine Auflassungsvormerkung vornehmen solltet.

Wer erstellt das Wohnungsübergabeprotokoll?

Und wer sollte bei der Wohnungsübergabe dabei sein? Die wichtigsten Anwesenden bei der Wohnungsübergabe sind Mieter und Vermieter als Vertragspartner. Dazu ist ein neutraler Zeuge von Vorteil – vor allem dann, wenn Unstimmigkeiten zu erwarten sind.

Kann der Mieter nicht persönlich zur Wohnungsübergabe erscheinen, kann er eine Vertretung bevollmächtigen. Die Vollmacht legt fest, welche Rechte der Mieter dem Bevollmächtigten einräumt. 

Die Vertretung sollte mindestens zur Dokumentation von Bildern und Schrift bevollmächtigt werden. Auch der Vermieter kann eine Vertretung bevollmächtigen. Das kann beispielsweise der Hausverwalter oder der Makler sein.

Was gilt als Mangel bei der Wohnungsübergabe?

Keine Angst: Ihr könnt eure Mietwohnung normal bewohnen und müsst nicht jede Kleinigkeit vor der Übergabe reparieren. Es ist normal, dass sich eine Wohnung über die Dauer des Mietverhältnisses zu einem gewissen Grad abnutzt. 

Eine solche Abnutzung sieht auch das Mietrecht als normal an. Beschädigt ihr jedoch mutwillig oder durch Unachtsamkeit das Mietobjekt, müsst ihr diese Schäden vor der Übergabe beheben.

Das sind Beispiele für Mängel und Schäden, die Mieter auf eigene Kosten reparieren müssen:

• Flecken auf der Wand
• Kratzer im Parkett
• Brand- oder Weinflecken
• Ein Sprung im Waschbecken

Leichte Kratzer, Druckstellen oder die normale Abnutzung des Fußbodens muss der Vermieter akzeptieren. Tiefe Kratzer im Parkett muss dagegen der Mieter reparieren. Lest hier, wie ihr Kratzer im Parkett vor der Wohnungsübergabe noch schnell repariert.

Welche Schönheitsreparaturen können vom Mieter übernommen werden?

In der Regel müssen Mieter eine Wohnung mindestens besenrein an den Vermieter zurückgeben. Das heißt, die Wohnung wird geräumt und grob gereinigt übergeben. Je nach Mietvertrag muss der Mieter auch Schönheitsreparaturen übernehmen.

Diese Maßnahmen zählen zu den Schönheitsreparaturen:

• Streichen oder Tapezieren von Wänden und Decken
• Ausbesserung von Dübel- und Bohrlöchern
• Streichen von Türen, Türrahmen und Fensterinnenrahmen
• Schäden, die der Mieter durch Mutwilligkeit oder Unachtsamkeit verursacht hat

Schäden, die laut Wohnungsübernahmeprotokoll vor Beginn des Mietverhältnisses bestanden, muss der Mieter nicht reparieren. Der Mieter muss auch nicht das Parkett abschleifen und neu versiegeln, einen zerschlissenen Teppichboden erneuern oder Fußleisten streichen. Diese Maßnahmen zählen nicht mehr zu den Schönheitsreparaturen.

Was kann alles von der Kaution abgezogen werden?

Die Mietkaution ist eine Sicherheitsrücklage für den Vermieter – falls dieser nach Ende des Mietverhältnisses noch offene Forderungen hat. Es ist genau geregelt, für welche Forderungen der Vermieter die Kaution ganz oder anteilig einbehalten darf.

Der Vermieter darf die folgenden Forderungen von der Mietkaution abziehen:

• Offene Mietforderungen
• Kosten für Schönheitsreparaturen
• Kosten für Mängel oder Schäden, die der Mieter verursacht hat
• Offene Nebenkosten nach der Nebenkostenabrechnung

Die Kosten für die Schönheitsreparaturen dürfen jedoch nur dann einbehalten werden, wenn der Mieter die Reparaturen nicht selbst übernimmt und er laut Mietvertrag dafür zuständig ist. Hat der Mieter Schäden am Mietobjekt verursacht, kann das Wohnungsübergabeprotokoll als Beweis herangezogen werden.

Kann der Vermieter Sauberkeit prüfen?

Die Wohnung muss bei der Wohnungsübergabe besenrein sein – das heißt, sie muss sauber sein. Allerdings müsst ihr die Wohnung nicht akribisch säubern. Besenrein heißt genau genommen nur, dass ihr die Wohnung vor der Übergabe gefegt habt. Nicht einmal die Fenster müsst ihr vor dem Auszug putzen.

Während des Mietverhältnisses hat der Vermieter kein Recht darauf, die Sauberkeit in der Wohnung zu prüfen. Vermieter haben kein generelles Besichtigungsrecht. Nur zum Zwecke des Weiterverkaufs oder der Neuvermietung kann ein Besichtigungstermin vereinbart werden.

Weitere Ausnahmen sind Reparaturen und Modernisierungs- oder Instandhaltungsmaßnahmen. Der Vermieter muss Besuche schriftlich ankündigen beziehungsweise einen Termin mit dem Mieter vereinbaren.

Checkliste – das dürft ihr zur Wohnungsübergabe nicht vergessen!

• Wohnungsübergabeprotokoll in zweifacher Ausführung
• Kamera oder Smartphone mit Kamerafunktion
• Papier und Kugelschreiber
• Alle Schlüssel, die zur Wohnung gehören
• Einen Zeugen oder eine Zeugin – dies kann auch der Makler sein

Ihr habt alles rund um den Übergabetermin organisiert? Wie ihr Umzugsstress vermeidet, lest ihr hier.