Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung: Was Mieter und Eigentümer wissen müssen

Das kannst du tun

• Achte darauf, dass haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen klar ausgewiesen sind, und fordere gegebenenfalls eine detaillierte Aufschlüsselung vom Vermieter an.
• Trage die absetzbaren Posten in die entsprechenden Felder in der Steuererklärung ein.
• Bewahre Rechnungen und Zahlungsnachweise gut auf. Das Finanzamt kann diese zur Prüfung verlangen.
• Steuerberater oder Lohnsteuerhilfevereine können dir helfen, das Maximum aus deiner Steuererklärung herauszuholen.
• Nutze den Service von Wechselpilot, um automatisch günstigere Tarife für deine Energieverträge zu finden und so die laufenden Kosten zu senken.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, ist die jährliche Abrechnung über die im Mietvertrag vereinbarten umlagefähigen Kosten. Sie wird vom Vermieter erstellt und zeigt dir, welche Kosten du für dein Mietobjekt anteilig tragen musst.

Bedeutung der Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten umfassen alle laufenden Kosten, die durch die Nutzung einer Immobilie entstehen – wie Heizkosten, Müllabfuhr oder Grundsteuer. Diese werden im Rahmen der Nebenkostenabrechnung detailliert aufgeführt. Für dich als Mieter ist sie wichtig, da sie zeigt, ob du Geld nachzahlen musst oder eine Rückerstattung erhältst.

Rechtsgrundlagen und Pflichten für Vermieter und Mieter

Die Nebenkostenabrechnung basiert auf § 556 BGB. Vermieter sind verpflichtet, sie spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Als Mieter hast du das Recht, die Abrechnung zu prüfen und bei Unklarheiten Einsicht in die Belege zu verlangen.

Welche Nebenkosten können Mieter von der Steuer absetzen?

Viele Nebenkosten lassen sich in der Steuererklärung angeben, was dir bares Geld sparen kann. Wichtig ist, genau zu wissen, welche Posten steuerlich absetzbar sind und wie du sie eintragen musst.

Zu den Betriebskosten, die du steuerlich absetzen kannst, zählen:

• Reinigungskosten, z. B. für Treppenhaus, Flure, Dachrinnen oder Fenster
• Kosten für Schnee- und Räumdienste
• Gebühren für die Gartenpflege oder Außenanlagen
• Schornsteinfegerkosten
• Gebühren für Wartungsarbeiten, z. B. für Fahrstuhl oder Heizung
• Kosten für Hausmeistertätigkeiten
• Kosten für den Austausch von Heizungszählern
• Kosten für den Austausch oder die Renovierung von Türen, Fenstern oder Bodenbelägen
• Gebühren für die Schädlingsbekämpfung

Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, brauchst du eine detaillierte Aufschlüsselung von deinem Vermieter über deine anteiligen Kosten und die Nebenkostenabrechnung als Nachweis. 

Haushaltsnahe Dienstleistungen – was ist absetzbar?

Unter haushaltsnahen Dienstleistungen versteht man Arbeiten, die normalerweise von dir selbst erledigt werden könnten, wie Gartenpflege, Hausmeisterdienste oder Reinigung von Gemeinschaftsflächen. Diese Kosten, anteilig für deine Wohnung berechnet, kannst du als Mieter oder Eigentümer steuerlich geltend machen. Haushaltsnahe Dienstleistungen bringen eine direkte Steuererstattung von 20 Prozent. Wichtig: Nur der Arbeitsanteil, nicht Ausgaben für das Material, ist absetzbar. 

Handwerkerleistungen in der Nebenkostenabrechnung

Auch Handwerkerleistungen, die im Rahmen von Reparaturen oder Modernisierungen anfallen, sind absetzbar. Beispiele sind Reparatur von Heizungen, die Instandhaltung des Daches oder Schornsteinfegerarbeiten. Hier kannst du 20 Prozent der Arbeitskosten und bis zu 1.200 Euro pro Jahr in deiner Steuererklärung absetzen. 

Welche Betriebskosten sind nicht steuerlich absetzbar?

Nicht alle Nebenkosten können in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Das Finanzamt akzeptiert nur bestimmte Kostenarten, die eine direkte Verbindung zu deinem Haushalt haben. Andere Posten, die eher allgemeiner Natur sind, bleiben außen vor.

Beispiele für nicht absetzbare Kosten in der Nebenkostenabrechnung

Zu den nicht absetzbaren Kosten gehören:

• Verwaltungskosten: Dazu zählen Gebühren für Hausverwaltungen oder ähnliche Leistungen.
• Bank- und Kontoführungsgebühren des Vermieters
• Rücklagen: Bei Eigentümern sind Rücklagen für künftige Instandhaltungen nicht steuerlich relevant.
• Kosten für Gemeinschaftsanlagen, wie etwa Schwimmbäder oder Saunen in größeren Wohnanlagen

Es gilt: Alles, was nicht klar als haushaltsnahe Dienstleistung, Handwerkerleistung oder Betriebskosten definiert ist, kann nicht steuerlich geltend gemacht werden. 

Unterschiede zwischen privaten und betrieblichen Nebenkosten

Während private Nebenkosten in der Steuererklärung nur eingeschränkt berücksichtigt werden, können betriebliche Nebenkosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Zum Beispiel: Wer Teile seiner Wohnung als Arbeitszimmer nutzt, kann einen Anteil der Nebenkosten wie Strom und Wasser steuerlich ansetzen.

Betriebskostenabrechnung in der Steuererklärung richtig eintragen

Um von der steuerlichen Absetzbarkeit deiner Nebenkosten zu profitieren, musst du diese als Mieter korrekt in der Steuererklärung angeben. Dabei kommt es darauf an, wo und wie die entsprechenden Kosten eingetragen werden. Eine genaue Dokumentation ist hierfür unerlässlich. Was für Vermieter gilt, erklären wir am Ende des Artikels.

Wo trage ich die Nebenkosten in der Steuererklärung ein?

Für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nutzt du die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen (Anlage HA) in der Steuererklärung. Die entsprechenden Positionen findest du in der Regel unter Zeile 5 und 6 in der Steuererklärung. Hier listest du die angefallenen Kosten auf. Wichtig: Trage nur die Arbeitskosten ein, nicht die Materialkosten.

Bitte beachte, dass die genaue Zeilennummerierung je nach Steuerjahr variieren kann. Nutze zum Beispiel die ELSTER-Website (Elektronische Steuererklärung), um die aktuellen Formulare und Ausfüllhinweise einzusehen. Dort findest du stets die neuesten Informationen und kannst deine Steuererklärung direkt elektronisch einreichen.

Anleitung: Betriebskosten in der Steuererklärung richtig geltend angeben

1. Nebenkostenabrechnung prüfen: Stelle sicher, dass die Abrechnung eine Aufschlüsselung enthält, die Arbeits- und Materialkosten voneinander trennt.
2. Relevante Kosten ermitteln: Markiere haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die absetzbar sind.
3. Belege sammeln: Bewahre Rechnungen und die Nebenkostenabrechnung sorgfältig auf.
4. Kosten in die Steuererklärung eintragen: Nutze die Anlage HA, um die Kosten anzugeben. Halte dich an die Einträge aus der Nebenkostenabrechnung.
5. Zusatzinfos bereitstellen: Falls das Finanzamt Nachweise verlangt, lege die Abrechnung und Rechnungen als Kopie bei.

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung für Vermieter und Mieter

Damit du steuerlich von deiner Nebenkostenabrechnung profitieren kannst, musst du bestimmte Fristen beachten – sowohl bei der Erstellung und Prüfung der Abrechnung als auch bei der Abgabe deiner Steuererklärung.

Fristen für Mieter und Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung

Für Vermieter gilt: Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und dem Mieter zugestellt werden (§ 556 BGB). Wird diese Frist verpasst, können Mieter keine Nachforderungen verlangen.

Für dich als Mieter bedeutet das: Prüfe die Abrechnung sofort nach Erhalt. Du hast in der Regel 12 Monate Zeit, um Einwände zu erheben oder Unstimmigkeiten anzufechten. Wie du dabei vorgehst erklären wir im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen – so sparst du bares Geld.

Steuerliche Abgabefristen – das musst du beachten

Die Frist zur Abgabe der Steuererklärung endet für viele am 31. Juli des Folgejahres. Nutzt du einen Steuerberater oder eine Lohnsteuerhilfe, verlängert sich die Frist in der Regel auf Ende Februar des übernächsten Jahres.

Wichtig: Für die steuerliche Anerkennung deiner Nebenkosten brauchst du die Abrechnung aus dem Vorjahr. Das bedeutet, dass du sie oft erst spät im Folgejahr erhältst. In solchen Fällen kannst du eine Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen.

Tipps zur Dokumentation der Nebenkosten für die Steuer

Eine gute Organisation deiner Nebenkostenabrechnung ist entscheidend, um das Beste aus deiner Steuererklärung herauszuholen. Mit der richtigen Erfassung und Dokumentation sparst du Zeit und minimierst das Risiko, wichtige Posten zu übersehen.

Welche Dokumente sind wichtig?

Damit du die Nebenkosten steuerlich absetzen kannst, benötigst du einige Unterlagen:

• Nebenkostenabrechnung: Sie zeigt, welche Kosten in welchem Umfang angefallen sind.
• Rechnungen von Dienstleistern und Handwerkern: Diese sind entscheidend, um den Arbeitsanteil nachzuweisen.
• Überweisungsbelege: Das Finanzamt akzeptiert nur Kosten, die per Überweisung bezahlt wurden. Barzahlungen sind steuerlich nicht absetzbar.
• Mietvertrag: Er hilft bei der Klärung, welche Kosten vertraglich auf dich umgelegt werden dürfen.

So behältst du den Überblick über deine Nebenkosten

Eine strukturierte Ablage hilft dir, den Überblick zu bewahren:

1. Digitale und physische Ablage: Scanne alle Belege und speichere sie in einem klar strukturierten Ordner, sowohl digital als auch in Papierform.
2. Markiere absetzbare Posten: Notiere dir direkt auf der Rechnung, ob es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen oder nicht absetzbare Kosten handelt.
3. Jährlicher Check: Überprüfe deine Nebenkostenabrechnung jährlich auf Fehler und auf steuerlich relevante Posten.

Eine ordentliche Dokumentation erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern hilft auch, Rückfragen vom Finanzamt schneller zu beantworten.

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung und Steuererklärung

Die Absetzung von Nebenkosten in der Steuererklärung bietet großes Sparpotenzial – doch gerade hier passieren häufig Fehler, die dazu führen, dass Kosten nicht anerkannt werden. Mit ein paar Tipps kannst du diese vermeiden.

Typische Fehler bei der steuerlichen Geltendmachung von Nebenkosten

1. Fehlende oder unvollständige Belege: Ohne die Nebenkostenabrechnung oder Rechnungen von Dienstleistern und Handwerkern lehnt das Finanzamt die Anerkennung der Kosten ab. Achte darauf, dass die Belege alle notwendigen Angaben enthalten, insbesondere die Trennung von Arbeits- und Materialkosten.
2. Barzahlungen statt Überweisungen: Nur per Überweisung beglichene Rechnungen sind steuerlich absetzbar. Zahlungen in bar erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht an.
3. Kosten falsch zugeordnet: Oft werden Posten wie Verwaltungskosten oder reine Materialkosten irrtümlich in der Steuererklärung angegeben. Diese sind jedoch nicht absetzbar.
4. Fehlerhafte Angaben in der Steuererklärung: Viele tragen die Nebenkosten in falschen Zeilen oder Abschnitten der Steuererklärung ein. Halte dich an die Vorgaben für die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen (Anlage HA).

Fallstricke bei Nebenkosten in der Steuerklärung umgehen

• Nebenkostenabrechnung prüfen: Kontrolliere die Abrechnung auf Plausibilität und fordere vom Vermieter eine Aufschlüsselung der Kosten, wenn diese nicht detailliert aufgeführt sind.
• Frühzeitig Belege sammeln: Halte alle Rechnungen und Zahlungsnachweise bereit, um die Steuererklärung vollständig und korrekt ausfüllen zu können.
• Hilfe holen: Wenn du unsicher bist, nutze einen Steuerberater oder eine Lohnsteuerhilfe. Das ist oft günstiger, als auf mögliche Steuervorteile zu verzichten.

Beispiele für steuerliche Vorteile durch Nebenkosten

Mit der richtigen Strategie kannst du durch die Nebenkostenabrechnung in deiner Steuererklärung viel Geld sparen. Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen bieten Potenzial für eine Steuerersparnis. Hier sind einige konkrete Beispiele für ein angemietetes Einfamilienhaus:

Gartenpflege:

Der Vermieter hat eine Firma mit der Gartenpflege beauftragt, die im Abrechnungsjahr 1.200 Euro gekostet hat. In der Nebenkostenabrechnung werden davon 1.000 Euro als Arbeitskosten für Rasenmähen, Baumschnitt und Pflegearbeiten ausgewiesen. Du kannst 20 Prozent der Arbeitskosten, also 200 Euro, in deiner Steuererklärung absetzen.

Schornsteinfegerarbeiten:

Der Schornsteinfeger hat für die Überprüfung und Reinigung 150 Euro berechnet, davon entfallen 120 Euro auf Arbeitsleistungen. Du kannst 20 Prozent der Arbeitskosten, also 24 Euro, steuerlich geltend machen.

Müllabfuhr:

Die Müllabfuhrkosten des Hauses betragen laut Nebenkostenabrechnung 600 Euro. Darin enthalten sind 200 Euro Arbeitskosten für den Hausmeister, der regelmäßig die Mülltonnen zur Abholung an die Straße stellt. Du kannst 20 Prozent der Arbeitskosten, also 40 Euro, steuerlich geltend machen.

Handwerkerarbeiten:

Der Vermieter hat die Heizungsanlage durch einen Fachmann warten lassen. Die Gesamtkosten betragen 500 Euro, davon werden 400 Euro als Arbeitskosten aufgelistet. Du kannst 20 Prozent der Arbeitskosten, also 80 Euro, von deiner Steuer absetzen.

Durch diese Abzugsmöglichkeiten kannst du deine Steuerlast spürbar senken – gerade bei höheren Nebenkostenabrechnungen lohnt sich eine genaue Prüfung. Insgesamt sind in unserem Beispiel 344 Euro steuerlich absetzbar.

Steuerliche Hinweise für Vermieter

Vermieter müssen die umlagefähigen Nebenkosten in der Steuererklärung als Einnahmen in Zeile 13 der Anlage V angeben. Dazu gehören sowohl die Kaltmiete als auch die zusätzlich gezahlten Nebenkosten. Da diese Nebenkosten jedoch zur Bezahlung von Dienstleistern und Versorgern verwendet werden, dürfen Vermieter sie als Werbungskosten abziehen, wodurch sich das zu versteuernde Einkommen reduziert.

Fixe Kosten wie Wartung, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung kannst du in der Steuererklärung für das Jahr angeben, in dem sie dir in Rechnung gestellt wurden. Anders ist es bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Heizung oder Wasser: Diese können schwanken, je nachdem, wie viel der Mieter verbraucht hat. Wenn die Nebenkostenabrechnung ergibt, dass du deinem Mieter Geld zurückzahlen musst, musst du die Mieteinnahmen in der Steuererklärung entsprechend reduzieren. Falls der Mieter nachzahlen muss, erhöhst du die Mieteinnahmen.

Ist der Steuerbescheid für das aktuelle Jahr noch nicht fertig, kannst du solche Änderungen direkt eintragen. Wenn der Bescheid schon rechtskräftig ist, erfolgt die Anpassung in der Steuererklärung fürs Folgejahr.

Extra-Tipp: Zusätzlich zu den umlagefähigen Nebenkosten können Vermieter weitere Betriebskosten geltend machen, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben für die Hausverwaltung oder Instandhaltungsmaßnahmen. Eine genaue Auflistung und Dokumentation dieser Kosten ist wichtig, um alle steuerlichen Vorteile nutzen zu können.

Fazit: Mit der Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung sparen

Die Nebenkostenabrechnung ist nicht nur eine Übersicht über deine jährlichen Betriebskosten, sondern auch eine Möglichkeit, Steuern zu sparen. Als Mieter kannst du haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen, während Vermieter die Nebenkosten als Werbungskosten absetzen können, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu senken. Voraussetzung dafür ist eine korrekte Eintragung in die Steuererklärung und die sorgfältige Aufbewahrung aller Belege.

Ein letzter Tipp: Deine Nebenkostenabrechnung enthält oft auch Positionen, wie Strom- oder Gaskosten, die nicht direkt steuerlich absetzbar sind, bei denen du aber durch einen Tarifwechsel Geld sparen kannst. Mit einem Service wie Wechselpilot kannst du deine Verträge automatisch optimieren lassen und so die laufenden Kosten reduzieren – ein einfacher Weg, um langfristig mehr finanziellen Spielraum zu schaffen.

Nutze die Möglichkeiten, die dir die Steuererklärung bietet, und prüfe deine Abrechnung gründlich. So machst du das Beste aus deiner Nebenkostenabrechnung und sparst doppelt: bei der Steuer und bei den laufenden Kosten.

Nebenkostenabrechnung Steuererklärung: Häufig gestellte Fragen